目的や目標を前もって共有せず行われる報告連絡メインの会議は、社員の時間を奪い経営判断としても仕事の効率化を妨げてしまう悪習だ。 定性的な連絡や結果報告はグループウェアで効率よく行えば、会議で建設的な判断を下すことのみにメンバーが集中可能となる。 各グループウェアの特徴を捉え自社に合ったものを選択し、時間を有意義に使おう。
無駄な会議はやめよう 徹底的に排除しよう
あなたが経営する会社には「◯◯部定例会議」と称した会議があるだろうか。
全ての定例会議が無駄ではないが、定例会議は定例であるがゆえに、惰性の報告や連絡が多くなり、建設的な展開が見込まれない無駄の巣窟となる場合が多い。
視点を変えれば、会議に参加する人数分の人件費の垂れ流し、その時間で獲得可能な収益を逸する場所になりかねない。
定性的な情報、結果報告はグループウェアでまとめればいいのだ。
グループウェアとはコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。
体系的に情報がまとまり、今までより効率よく情報収集ができる。また、次の展開をどうするか？ということだけにフォーカスした有意義な時間を会議に充てることが可能となる。
無駄な会議をなくす 優秀なグループウェア3選
1 Talknote ※1
社員同士の意見交換、アイデア共有、社内/取引先とのコミュニケーション情報、収支報告、プレゼンテーション資料、プロジェクトの進捗管理、受発注がTalknoteのグループウェアならひと目で見ることが可能だ。単純操作が可能なので中高年層以降の社員がいても容易に導入可能。
2 サイボウズ※2
マイクロソフトと提携し企業の規模や業態に合わせてバラエティが豊富なグループウェア。Talknote同様の定性的作業の共有や情報収集が可能。自社のニーズに合わせて機能を追加したり、画面をカスタマイズできる点が特徴。
3 Google AppsforWork※3
Googleの提供する様々なサービスと協働することが可能なグループウェア。ビデオ会議なども可能になるため、海外との接続も容易。24時間オンラインサポート、システムの高い堅牢性も魅力。
会議の無駄をなくせば人生は豊かになる
会議は経営である。
目標を実現するための役割と責任分担を行ったり、困難な問題に遭遇した時の具体的な解決方法を決定する場だ。
グループウェアを使用して情報を共有することができれば、会議では各々が「どうすればよいか？」ということだけに最短距離を選択する会話が可能となる。
時間を効率的に使用して会議が早く終わったら、残りの時間は更に仕事するのも良いし、家族のために早く帰ったり、社員と酒を酌み交わすのもありだ。
削減した無駄な会議時間は必ず貴方の人生を豊かにする。
※1Talknote
http://talknote.com/
※2cybozu
https://www.cybozu.com/jp/sp/tempo/groupware/?utm_source=google&utm_medium=list&utm_campaign=cy
※3Google AppsforWork
http://www.google.com/intx/ja/enterprise/apps/business/about/