作業効率を上げる時間管理のコツ

効率化

ブリッジワークの高橋です。

規模の大小を問わず、多くの社長さんが「時間」に頭を抱えています。仕事三昧の中から、家族との時間や寝る時間を確保しなければいけませんからね。

とくに、起業したばかりで、1人ですべてやらなければならないという人は常に時間との闘いになります。

そこで、今回は「作業効率を上げる時間管理のコツ」について解説したいと思います。

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作業効率を上げる時間管理の5つのコツ

作業効率を上げる時間管理の5つのコツ

ここでは、本題の「作業効率を上げる時間管理のコツ」を5つに分けて解説したいと思います。

  • やらないことを決める
  • やることを1つに絞る
  • 朝一番は最も重要な仕事から始める
  • 集中する時間を25分に区切る
  • アウトプットをテンプレート化する

それでは1つずつ見ていきましょう。

時間管理のコツ①:やらないことを決める

時間管理のコツの1つ目は「やらないことを決める」です。

時間をロスする一番の原因は、中途半端につまみ食いをすることです。

中途半端なつまみ食いは何も生み出さず、お金と時間をただドブに捨てるだけの生産性のない行動です。

僕たち、ビジネスオーナーにとって最も貴重な資産は「時間」です。時間の使い方がビジネスの優劣を決めと言っても過言ではありません。

だから、やること、やらないことを決めるのは時間管理をする上で重要なことです。

成功法則「大量行動」が抱える罠 行動しても◯◯しなければ失敗するだけ
多くの成功者は『量は質を凌駕する』という格言を肯定し、マーケティングの世界にも、成功するために『大量行動』が欠かせないことを提示する、『大量行動の法則』という法則があります。しかし、『大量行動の法則』は、ある一つの条件を忘れてしまうと、あっという間に『失敗法則』に変わってしまいます。その条件をブリッジワークの高橋さんが解説してくれます。

時間管理のコツ②:やることを1つに絞る

時間管理のコツの2つ目は「やることを1つに絞る」です。

One thingルールとも言いますが、時間管理をするうえでは、以下のように、期間別に成し遂げげつテーマを1つに決めましょう。

  • 1日に成し遂げるテーマを1つに決める
  • 1週間に成し遂げるテーマを1つに決める
  • 1ヶ月に成し遂げるテーマを1つに決める

これは私も日々続けていますが、To Doリストの一番上に、今日成し遂げるテーマを必ず1つに絞って掲載しています。

One thingとして掲げるべきものは「あなたのビジネスにとって最も成果につながる取り組み」です。

時間管理のコツ③:朝一番は最も重要な仕事から始める

時間管理のコツの3つ目は「朝一番は最も重要な仕事から始める」ことです。

3つ目のルールは、朝一番は最も重要な仕事から始めることです。

理由は明白で、人間にとって朝一番は最も生産性の高い時間だからです。

ちなみに、これは時間管理のコツの2つ目に紹介した、One thingルールに連動しています。

つまり、朝一番に「あなたのビジネスにとって最も成果につながる取り組み」から始めるようにしましょう。

「あなたのビジネスにとって最も成果につながる取り組み」は、朝一番に始めるべきものであり、何者にも邪魔されてはいけません。

あなたがマーケティングを担当しているのであれば、マーケティングを朝一番にやる仕事としてください。

時間管理のコツ④:集中する時間を25分に区切る

時間管理のコツの4つ目は「集中する時間を25分に区切る」ことです。

作業効率を上げる鍵を握っているのは集中力です。

ところが残念なことに、集中力は脳の構造上長くは続きません。

ですので、25分グッと集中したら5分休みを取るといった時間管理の方法をとってみてください。

集中力を持続させる時間管理については、様々なルールがあります。

ある人は50分と言いますし、伝説のコピーライターであるジーン・シュワルツは、33分33秒と設定しました。

25分という時間管理の設定は、僕が個人的に色々試してみた結果で、個々によって違いはあるかもしれませんが、本当に意識を集中して仕事に取り組めるのは凡人ならこれくらいが限界です。

時間管理のコツ⑤:アウトプットをテンプレート化する

時間管理のコツの5つ目は「アウトプットをテンプレート化する」ことです。

自分の一日の行動を2〜3日計測してみてください。

そうすると、約7割の仕事は必ずルーティンワーク(決まったこと)をやっているはずです。

たとえば、商品をチェックして納品する、お客様から問い合わせが来たら対応する、といった作業は必ずルーティン化されています。

そこで役に立つのが、ルーティン作業について”アウトプットする手順や文言をテンプレート化”してしまうことです。

私の本職はコピーライティングで、クリエイティブな仕事だと言われていますが、プロフェッショナルは、考える順番をテンプレート化しておき、チェックリスト順に進めます。

そのほうが効率的に仕事ができるからです。

アウトプットの際に考える時間をショートカットすることで、時間を大幅に圧縮しましょう。

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作業効率を加速させるポイント

作業効率を加速させるポイント

ここでは作業効率をさらに加速させるポイントについて紹介したいと思います。

  • 周囲からの連絡をブロックする
  • 迷い続けない
  • 睡眠時間を確保する
  • 本から学びを得る

それでは1つずつ解説していきます。

作業効率を加速させるポイント①:周囲からの連絡をブロックする

作業効率を加速させる1つ目のポイントは「周囲からの連絡をブロックする」ことです。

取引先や家族など、普段連絡を取っている人をブロックし、誰にも邪魔されない時間と場所をあなたの周りに作りましょう。

前述した集中力を高めるためには、誰にも邪魔されない時間と場所が必要です。

特に、経営の重要な意思決定やマーケティング戦略を練る場合には、あなたが100%それに従事する時間を持たなければなりません。

作業効率を加速させるポイント②:迷い続けない

作業効率を加速させる2つ目のポイントは「迷い続けない」ことです。

ファーストチェス理論という理論をご存知でしょうか?

チェスの最初の一手は、5分悩んでも、30分悩んでも、その80%以上が同じ手にしかならないことを示す理論です。

ビジネスも同じで、迷ったところで誰にもわからないことのほうが多いですよね。だから、やって結果を知ればよいのです。

沢山やってみて、前のめりに多くの失敗を経験しましょう。

迷い続けることで生まれるのは、何もしないことを選択したという現実と空っぽの財布だけです。

孫正義も実践するファーストチェス理論で会議を効率化せよ
 「いったん持ち越し」「もう少しこの案件は各人で揉もう」問題を解決せず持ち越してしまう会議は、時間とコストの大きな無駄である。孫正義も実践しているファーストチェス理論では、短時間であろうと長時間であろうと人が出す結論はさほど変わらないという。会議の際に理論を意識することで、効率的に話を進めることが可能となる。

作業効率を加速させるポイント③:睡眠時間を確保する

作業効率を加速させる3つ目のポイントは「睡眠時間を確保する」ことです。

同じ時間働いても、もの凄く高い成果を生み出す人と、全然稼げない人がいます。

この差が生まれる要因も前述の集中力の差にあります。

そして、集中力を生み出してくれるのは、やっぱりフレッシュな脳の状態です。

厚生労働省の調査によると、働いてる人の7割もの人が慢性的な疲れを感じています。

当然ですけれど、疲れを感じていると気が散るし怒りっぽくなります。

同じ仕事をやってても気が散ってしまうから、普通の状態だったら1時間で済むものが、疲れを感じていると2時間、3時間とかかってしまいます。

そして、高いパフォーマンスを発揮してる人は、僕が知る限り、大抵はちゃんと睡眠時間を確保してる人です。

雑誌で読みましたけども、東大に合格する人の平均睡眠時間は7時間。

メジャーリーグの大谷選手が、高いパフォーマンスの理由を聞かれた時も「毎日しっかりと睡眠をとる事です。」と答えていました。

あのアインシュタインも毎日10時間以上寝てたそうです。

全体の5%くらいは、ショートスリーパーと言われる、3〜4時間くらいの睡眠時間で高いパフォーマンスを発揮出来る人がいます。

例えば、あのAKB48を生んだ秋元康さんとかは、ショートスリーパーとして有名ですよね。

しかし、そういう人は全体のたった5%しかいないのです。

ですので、作業効率を加速させるためには、しっかりと睡眠をとりフレッシュな脳で高い集中力を発揮することが重要です。

作業効率を加速させるポイント④:本から学びを得る

作業効率を加速させる4つ目のポイントは「本から学びを得る」ことです。

学びは刺激であり、脳を活性化させる格好のツールです。

プロイセンのビスマルクが、「賢者は歴史に学び、愚者は経験に学ぶ」と述べたように、私達は本を通じて学ぶことにより、賢者と同じことを疑似体験し、優れた考えを吸収することで、より良い行動を選択することが可能になります。

能力の等しい人がいたとして、同じスタートラインから始めてみれば、学ぶ人と学ばなかった人には大きな差が生まれます。

もし、あなたが学びのために時間を割けないのであればオーディオブックなどの音声コンテンツサービスを利用するとよいでしょう。

通勤中や就寝前の疲れているけれどゆったりとした時間にオーディオブックで購入した本の音読を、“ながら”で聴いていると、その内容がどんどん入ってきます。

マーケティングや財務などの、正直、疲れている時には読みたくない本も、オーディオブックを活用すれば、ざっと読んだのと同じ効果を得られます。

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作業効率を上げる時間管理のコツ:まとめ

作業効率を上げる時間管理のコツ:まとめ

今回は、時間に余裕がない経営者やビジネスパーソンに向けて「作業効率を上げる時間管理のコツ」というテーマで解説しました。

最後に、時間管理のポイントをおさらいします。

  • やらないことを決める
  • やることを1つに絞る
  • 朝一番は最も重要な仕事から始める
  • 集中する時間を25分に区切る
  • アウトプットをテンプレート化する

本記事を通して、少しでも時間を有効に活用できるようになれば嬉しく思います。

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高橋 伸夫

【プロフィール】

ブリッジワーク代表 高橋伸夫
福島県出身。北海学園大学卒業。
大学卒業後、札幌で地元広告代理店に勤務。
営業マネージャー・メディアプランナーとして多数のクライアントのマーケティングを担当。
2011年ブリッジワーク設立。集客企画を中心にしたチラシ作成業務、マーケティングコンサルタント業務を行っている。

【ご挨拶】

「多額な広告投資ができない、成長過程にある企業のみなさまのお手伝いをしたい」私は広告代理店に勤務しているころから、ずっとそう思っていました。

こんにちは。ブリッジワークの高橋伸夫と申します。
私たちは“チラシ”というマーケティングツールを通じて企業の集客支援を行っています。
なぜチラシなのか?
それはチラシは地域に密着している企業・店舗にとって最適なリアルメディアだからです。
でもインターネットが普及し簡単にさまざまな情報が入手可能な現在、
チラシで成果を上げていくのは簡単なことではありません。

ある調査によると北海道における新聞折り込みの枚数は年間1.2億枚以上。
これは新聞に折り込まれた枚数です。これにポスティングの枚数を加えると・・・・
そのなかでチラシの成果を上げるには
緻密な集客の企画・お客様を動かす広告文章・メッセージを際立たせるデザイン
この3つの要素が欠かせません。
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