皆さんこんにちは。
組織活性化プロデューサーの南本です。
仕事が遅い人が社内にいると、どうしてもペースが乱れてチーム全体として組織が活性化しないと思います。
今回は「仕事が遅い人の６つの特徴と改善方法」というテーマでお話したいと思います。
仕事が遅い人の６つの特徴と改善方法
仕事が遅い人の特徴として、以下の６つがあります。
- 整理力がない
- 優先順位がわからない
- 仕事の全体理解がない
- 段取りが立てられない
- ゴールがわからない
- 時間を意識しない
それでは１つずつ解説していきます。
①整理力の不足
整理力がないというのは、自分のやるべき仕事を整理できてないので、何をやればよいかが全くわかっていないということです。
これは基本中の基本ができていないということです。
こういう人は言われた仕事はできるのに、言われないとできなくて、何をやっていいかわからないという人が多いです。
こういう人に対しての対応策としては To do Listをつくって、誰々に電話をする、誰々さんに連絡をしてアポを取るとか、メールを送るとか、やることを書いておくことです。
To Do Listはノートでもメモ用紙でもスマホでもいいですが、終わったら二重線で消していけるし、脳も活性化するので紙で書くのがおすすめです。
②優先順位がわからない
To Do Listがなく、整理ができていないと優先順位が作れません。
To Do Listに記載する習慣ができれば、緊急度と重要度で優先順位をつくるという訓練をしていかないといけません。
重要なのは優先順位の判断の訓練です。
感覚的でいいので、何が重要で何が緊急かを書いていく訓練をしていくように経営者や上長の方は仕向けていかないといけません。
こういう人は、何をやらなければいけないのかが分かっていないので、まず情報を整理してTo Do Listを書いて、次に順番を決めて、順番が決まったらあとはやればいいわけです。
③仕事の全体理解がない
仕事が遅い人は、全体理解がとても悪いので、その業務を何のためにするのかという理解力が乏しく、周りに迷惑をかけてしまいます。
そのため、まずは仕事全体の業務の説明が必要です。
そして、仕事の全体像を説明したあとに、その人にどれくらい理解できているかを確認するための質問してください。
仕事の遅い人には、全体の理解をさせてから仕事をさせるということを忘れないようにしましょう。
④段取りが立てられない
段取りというのは、時系列の仕事の並びです。
Aの仕事が終わったら次にBの仕事、Bの仕事が終わったらCの仕事というようなガントチャートが段取りなのです。
自分のアクションを細分化して、いつやるかということを時系列の表でプロットしていくと、誰かに委託しないとできない仕事が時系列の一つのアイテムの中に出てきます。
例えば契約書を作って、お客さんに送るという仕事があったとしたら、その仕事には内容が法律的に正しいかをリーガルチェックする必要があります。
これを弁護士さんに委託するとしても、弁護士さんがすぐに対応してくれるとは限りません。
ですから、このように仕事を委託するためには返事が3日かかっても、1週間くらいかかってもいいように早めに対応しておかないといけません。
これが段取りです。
外部に委託する、他人や上長に委託するものは早め早めに段取りをしてスケジュール化しておかないといけないわけです。
段取りというのは、時系列に自分の仕事の最終目的が達成されるまでのフローチャートを組むことです。
仕事が遅い人はこの段取りが立てられず、自分でやろうとして悩んでしまうのです。
仕事の遅い人には、時系列に整理する力をつけて、仕事の全体像を理解させて、段取りを立てられるように訓練しておかないといけません。
面で見える週報を作って時系列にやることを整理させて、実行させていくという習慣づけをしていけばいいと思います。
⑤ゴールがわからない
全体像と一緒ですが、ゴールがわからないと仕事のシチュエーションが想像できず、どこまで追求すればいいかがわからないので、ダラダラと時間を使ってしまいます。
ですから、全体像も含めたゴールである納品、品質をきちんと示して欲しいと思います。
⑥時間を意識しない
根本的な問題ですが、仕事が遅い人は、仕事を就業時間内に終わればよいという発想の人が多く、スピード感を持って高品質な納品を心がけていないのです。
9時に出社して5時までの間だらだらと仕事をして、スピーディーさや高品質など責任感があまりなく、早く自分の仕事をかたづけて、仲間の仕事を助けてあげようという発想がありません。
この仕事を1時間で終わらせてほしいとか、15時までに完了してほしいといった仕事のデッドラインを決めて、もっと仕事に対して意識改革をさせる必要があります。
仕事が遅い人の６つの特徴と改善方法：まとめ
最後に仕事が遅い人の６つの特徴を整理しておきます。
- 整理力がない
- 優先順位がわからない
- 仕事の全体理解がない
- 段取りが立てられない
- ゴールがわからない
- 時間を意識しない
どんどんスキルアップして仕事を早く終わっていただかないと、会社の利益が出ていきません。
ぜひ、この6つの特性とその解決策を取り込んでみてください。
