仕事の依頼の仕方で、成果は劇的に変わる

みなさんこんにちは。
組織活性化プロデューサーの南本です。

今回は、会社というのは上長が部下への仕事の依頼の出し方によって、成果が劇的に変わるというてテーマについてです。

特にマネージャーの方とか中小企業経営者の方にご紹介したいのですが、ポイントは3つだけです。

ダメな仕事の依頼方法

作業指示のみ行うのが一番楽なのですが、成果としてはそれが一番うまくいかなくて、ダメな仕事の成果が返ってくるということになります。

まず1つ目に、仕事の意義や意味や重要性を説明しないというのが一番大きいです。

例えば、上司が部下に仕事を依頼したときに、部下にもう一度、「この仕事の依頼の意味をもう一度説明してください」と聞いてください。

確認というのは、説明し終わったあとに、「はい、わかりました」と言われたら、「それなら私にどういう仕事をやればいいかということを説明してください」というように本当に説明を理解しているかどうかを復唱させるということです。

ほとんどの人が確認をしていないと思います。

仕事を渡す側の一番の不安はなんだと思いますか。
これは人に仕事を任せる立場になった時に分かるのですが、ひとつも質問が来ないというのが最も不安なのです。

一つも質問がなく、「できました」といわれた時の恐怖感はありません。
ほぼ100%できていないだろうなということがわかります。

なぜかというと自分の判断で全部やってしまう人というのは、「これはわからないから、こういうことにしておこう」「これは不明確だから、こういう仮定でやっていこう」というように自分の判断で仕事するので、成果が悪いということになります。

部下を持った日から始めることというのは、先ほどの3つの裏返しをやればいいだけなので簡単です。

簡単なのですが、忙しいからといってやらない人が多いです。

仕事の重要性を必ず説明するということですが、どんな仕事であれ仕事の重要性や意義があるはずです。

あなたが納期を一瞬でも遅れると、他の部署に影響を与えるくらい重要な仕事だからしっかりやってくださいと説明することです。
どうしてあなたにこの仕事与えるのかというのを説明して欲しいと思います。

仕事の説明をするときにこれとこれはちゃんと合っているか確認してくださいね、ということをしっかり伝えないといけません。

大体の人は、説明して7割ぐらいしかわからないのに「はい」と言います。
どうしてかというと長々と説教じみた話を聞きたくないので、「はい」と言ってしまうのですが、この「はい」は疑ってください。

それから、あるべき仕事の内容を本人に復唱させてください。
説明したら、あなたは「はい」と答えましたから、「もう一度あなたがやるべき仕事を整理して説明してください。」と聞くと、ほとんどの方は説明できません。

ですから理解するまで説明してください。

仕事の意義を説明して、復唱して、しっかりと説明できれば、その仕事の品質は高いレベルで納品されると思ってもいいです。

質問が1回もなく納品されるというのは仕事を発注する側からすると恐いのです。

本当に恐怖に近いので、質問が来ないときはあえてトラップをかけるのです。

わざと情報を少なくして渡すとそこで迷いますから、きちんとした人は必ず質問がくるはずです。
質問が来ない場合は理解していない可能性が高いです。

上長が部下に仕事を与えるときに、どういったことをすれば劇的に収益や売上が上がっていくか、生産性が高く上がっていくかということをまとめて整理します。

この3つです。この3つで劇的に変わります。

チーム全体の仕事のやり方も一人一人の上長が心がけてしっかり指導していけば、人は変わってきます。

これをしっかりやっておかないと、後で膨大な時間とコストを取られるのは、仕事を出した上長のあなたが莫大な時間を取られてしまうことになるので、そうならないためにぜひ行っていってほしいと思います。