社員の残業がいつまで経っても無くならない
今日のテーマは、『仕事を早く終わらせる方法』です。
この記事を見て頂いてるのは大体、中小企業の社長さんが多いと思います。
ここ最近、社長さん達と話していると気にされているのが、「社員さんの帰宅時間」です。
働き方改革の後押しもあるんでしょうが、仕事を早く終えてもらいたいと、やきもきしてる方が多くなったなという印象があります。
ですから今日は、仕事を早く終わらせるための知恵をご紹介しようと思います。
残業撲滅策１：仕事を始める時間を朝方にする
まず一つ目。当たり前なんですけど、『仕事を始める時間を朝方にする』です。
９時半とか10時とか、そういう遅い時間帯の出社時間を認めている会社さんって、フレックスタイム制度を導入している会社さん中心に結構多いですよね。
ところが、フレックスタイムで社員さんが10時ぐらいに出社するのが普通だと、どうしても夜７時８時くらいまで働くのが当たり前の空気ができちゃいません？
だったら思い切って、８時くらいの早い時間帯に切り替えて行くのも一つの手です。逆に。
朝のパフォーマンスが良いことは皆さんご存知だと思うんですけれど、会社の電話が鳴らないのも大きいですよね。
お客さんのところは８時から営業してないので、８時から９時もしくは８時から９時半ぐらいまで、社員さんがどっぷり集中出来ます。
朝方にすると通常の1.5倍から２倍の生産性が上がるということは、色んな方がが書籍とかで言及されてますけれど、これは納得です。
早く仕事を始めて、５時には皆いなくなると。これができれば、お子さんのいらっしゃる社員さんも凄く喜ばれると思います。
残業撲滅策２：重要案件は前日に必ず準備をする
２番目は、『重要案件ほど前日にとっかかりの準備をしておく社風作り』です。
というのも、人間は本来面倒くさがりで、重要な仕事であっても、まだ期限が到来していないなら、これをどうしても後回しにしちゃうんですね。
そういった重要な案件は、やっぱり全体像をつかんだりしないといけないので非常に難しいんですよね。
そのとっかかりを前の日にやっておくというのが凄くいいんです。脳の為にいいんですね。
前の日にちょっとでも明日やる重要な仕事をかじっておくだけで、翌日の仕事がすごくはかどります。
登山で例えると、次の日600M登るんだったら、前日のうちに50M～100M登って、ついでにキャンプを張って、翌日はすぐにスタートしてしまうイメージです。
これをやると、前日のうちに翌日やるべき重要な仕事のイメージが大体湧きます。
なぜならば、ちょっとかじっておけば、帰りの道で、寝る前に、脳が明日のことについて色々シミュレーションしてくれるからです。
電車の行き来の時に「あーあの仕事こういうふうに段取りしようかな」「これをこの工程をA君に頼んで助けてもらおうかな？」とか考えるんです。
まずは経営者の皆さん、役員の皆さんが率先してやってみてほしいです。幹部・部長さん・課長さんもやってください。
自分ができるようになったら、社員さんにも教えてあげてください。
これができるようになると、かなり忙しい仕事が入ったとしても、大概は早く帰れるようになります。
残業撲滅策３：メール・チャットへ顧客とのコミュニケーション手段を移行する
３番目は、『電話からメール・チャットへ』です。
電話が最悪なのは、集中してる時に電話かかってくると、仕事が途切れちゃうことですよね。
どうしても喋らないといけないし、どうしても別の作業に頭を切り替えないといけないので、自分のペースでちっとも仕事ができません。
まんまと相手側のペースにはまってしまいます。僕は、この現象を「拘束の暴力」と呼んでいます。
翻って、メールやチャットは自分のタイミングで相手からの要件を見られます。
自分が返事したい時に返事が出来ます。
けど電話というのは、かかってきて自分が留守だと何回も電話しなくちゃいけないんですよ。相手に悪いと思って何回も電話するんですね。
それで相手が出られないとか、そういう状況にある。
だから、電話というのは相手の時間を、また自分の時間を拘束しちゃう暴力になってしまいますから、あんまり使わないほうが良いです。
電話のお客さんをメールやチャットにシフトしていく努力をしていくと、自分達のペースで仕事ができるようになるので、早く帰れるようになります。
残業撲滅策４：帰宅時間のデッドラインを順守する
４番目は、『帰宅時間のデッドラインを順守する』です。
これはとっても大事です。
例えば、これは私もよくやるんですけど、ある日の木曜日の19時に「代々木体育館でコンサートのチケット取りました」もしくは「下北沢で演劇のチケット取りました」となった時に、残業しますか？しませんよね。
じゃあどういう行動に出ますか？
18時には絶対会社を出るというデッドラインを決めて、その日は如何に18時で仕事を終わらせるかを考えて仕事するはずです。
デッドラインというのは、「これ以上時間を伸ばせない」という時間なんですけど、そういうセッティングしますよね。
普通は昼休みを１時間取って、たらたらと飯食ってるのを5分～10分に短縮しますよね。なぜかといえば早く帰りたいからです。
自分の帰る時間を自分で決めて、「その時間に帰れない俺は・私は馬鹿だ」みたいな、そういうモチベーションで仕事を集中的にやります。
これを普段からやればいいだけです。
ですから、マネジメントしてる側の人間は、社員さん達にも「今日、あなたは何時に帰りますか？」と聞いたらいいんです。
残業撲滅策５：協調路線・連携を徹底する
５番目は、『協調路線・連携を徹底する』です。要は自分の部下や同僚に段取りしていくんです。
「ここはA君に頼もう」「ここはBさんにちょっとお願いして戻りを何時頃もらおう」とか、そういった「協調・連携」というのを自分の中でガンガンガンガン組んで行けると仕事を早く終わるようになります。
それに合わせてタスクを完了させようと思ったら、社員さん達も凄い集中しますよ。
これを実現するためには『短時間の社内ミーティング』が効果的です。
できれば毎日、10分から15分ぐらい全員の時間拘束しちゃうけど、簡単な社内ミーティングをやってください。
「私こういうふうに今日やります」「ここまでやります」「私はこういうふうにやります」というコミュニケーションをとると、。重複してる仕事まで見えてくるんです。
そうしたら、「あっ、これは貴方やって」「ここの漏れてるのは貴方やって」と割り振り調整が出来ます。
そうすると、無駄な仕事が減って皆早く帰れるようになります。
残業撲滅策６：To Do+段取り+実践を継続する
そして最後、６番目は『To Do+段取り+実践』をセットで繰り返すことです。
To Doというのは、To Doリストを作って、自分のやる事を整理することです。
そして、To Doリストに基づいて段取りをします。「この仕事はいつやろう」「明日やろう」「今日の12時までやろう」とかね。
結局早く終わらせるというのは、ここで終わっちゃうんです。
さっきの「デッドライン決めて18時に帰ろう」とかいうのも、ここで段取りで決めてしまうんですね。
あとは、これをどんどん実行するだけ。
優先順位を決めて、To Doリストを整理して、この通りに行動できている人は基本的には残業しないですね。
なんで残業するかって結局は、仕事の段取りが悪くて、やる事が分かっていないから、実践出来ないだけ。
ここまで話した１～６番目までをきちんとできたら、社員さんも今までより１～２時間は早く帰れるようになります。
少なくとも、うちではできていますね。