皆さんこんにちは組織活性化プロデューサーの南本です。
よろしくお願いします。
中小企業の究極の働き方改革とは何でしょうか。
いきなり答えが出てきます。
「無駄な仕事を捨てる」
当たり前のことで落胆された方もたくさんいると思います。
私の仕事は組織活性化の仕組みとかツールとかやり方や考え方を普及していく活動をしています。
なんだと思った人もいるかもしれませんが、気づいていない人もいると思います。
ですからあなた自身の無駄な仕事がいっぱいあるのではと妄想力を働かして考えてください。
無駄な仕事を捨てるコツ
無駄な仕事を捨てるコツをお伝えします。
仕入先の無駄
会社では文房具なども含めてなんらかのものを仕入れています。
商売に食材などがあれば、毎月単位で食材の仕入先を見直すという癖をつけていかないと仕入れ価格が意外に自然と高くなってしまいます。
仕入先の無駄をまず見直して、取引先の abc分析で仕入先を優良可といったランキングをつけて交渉していきます。
今とてもいい信頼関係ができているようであれば、他の取引業者はこういう料金ですが、少し下げてもらえませんかと交渉していく、ダメなら仕入先を取り替えていく。
そうしないと原価が上がってきますから無駄な仕入先は排除していく、見直すということです。
収益率の悪い顧客の無駄
これは私の会社でもこの無駄を今やっています。
我々の会社は給与計算や入社退社の手続きなどをメインの業務としているのですが、一定のパートさんの要領でキャパが決まっているわけです。
キャパが決まっているところに収益率の悪いお客さんが、よく見直すとどんどん増えていました。
新しい価格表を作って、うちにとって収益率の悪い会社に料金改定のレターを出して改善していただきます。
信頼関係がなければ他にいきます。
信頼関係がある会社は、それでは新しい価格帯でお願いしますという関係がどんどんできています。
お客さまを見直すことによって、キャパに合う優良顧客をどんどん入れられます。
この隙間を作っていかないといっぱいいっぱいになって、入れたくても入れられないという状況になりますので、収益率の悪いお客さまは排除していきます。
脈々と引き継がれている慣習化された仕事の無駄
慣習化された仕事というのが結構あります。
女性は経理や定型業務の引き継ぎなど、無駄な資料をマニュアル通りに作ってしまっていて、それを見直したら、実は今ではほとんどいらない資料を作っていました。
誰が使っているのかもわからないけど、マニュアルに書かれているので作っているというのがものすごくあります。
こういうものを見直してください。
不要であれば、こういう仕事を捨ててください。
仕事のやり方の無駄
これが一番問題です。
特に柔軟性のない人というか、改善意欲のない人というのは、自分ではいいと思って、毎日同じやり方で仕事をしているので、常に1時間かかる仕事は1年後も1時間かかっているし、2年後も1時間かかっています。
これがダメなのです。
こういうことを意識改革して、やり方の無駄をどんどん排除していかないといけません。
これだけIT化されたり、ロボット化されたり、クラウド化されたり、いいソフトが出てきているので、そういったものを模索して、最初に導入する時には少しお金がかかりますが、1時間かかっていた仕事が例えば30分、もしくは10分でできるとなると、どれぐらい月間の業務量うやどれくらいの年間コストが省力化できるのかということを考えさせないといけません。
考えられない人には、経営陣や部長などの上司が何も言わないでいると、ずっと1時間かけて仕事をしてしまいます。
これは30分にしなさいと言ってもいいし、ヒントとしてこんなツールがあるから導入を考えてみなさいと言ってもいいので、ヒントを与えてあげないと無駄は一切排除されません。
これも経営陣のマネジメントのやり方だと私は思います。
属人的業務の無駄
この仕事はAさんしかできませんといって、ずっとAさんしかやらせない、そうするとAさんが病気したとき、長期入院した時、辞めた時に誰も何もわからないので、他の人が代わりにやると時間がとてもかかってしまうことになります。
ですから複数人でシフトチェンジをしながらマネジメントをしていくということが大事です。
経営者の業務の無駄
経営者が社員に言えないので、経営者がどうでも良い仕事を引き受けてやっているケースが多いです。
どうしてもやらなければならない仕事は部下に振る、そういう意思決定をしないと経営はできません。
紙資料の無駄
従来型の老舗の会社さんは、昔から紙に印刷してキャビネットに入れるとか、紙で郵送するとか無駄なことをしています。
我々のお客さまでもFAXしかしてこない方がまだまだいます。
PDFでスキャンして、メールで送れるのに、そういうスキルがないのか、そういう文化がないのか、紙の資料を未だに重宝して、いろんな倉庫を借りて、紙を置いていることがあります。
「もう紙はやめる」と経営者が宣言しましょう。
ドキュメントを紙では残さない、データファイルを企業別にフォルダ分けしながら格納していって、データのバックアップをきちんとしていくという仕組みを作れば紙の資料はいらなくなります。
こういった発想をどんどん変えていかない限りは、無駄な仕事を減らすことができないと思います。
経営者が率先して意識改革をすること
中小企業は働き方改革をするようにいろいろ言われています。
RPAを導入してロボット化しなさいとか言われていますが、まだまだその前にやるべきことがいっぱいあると思います。
まず経営者がこういった意識改革をやらない限り社員は動かないと思うので、ぜひ経営者が音頭をとってやっていくのがいいと思います。