稼げども稼げども無駄な作業で無くなる利益
皆さんこんにちは。組織活性化プロデューサーの南本です。
今日は、「会社から無駄な仕事を捨て去る１０の方法」というテーマでお話していきたいと思います。
会社には色んな無駄な仕事がありまして、１７年間コンサルタントしていますと、「これは止めたほうが良いよね」というのが段々とまとまってきたところがございます。
まず、大前提なんですけれども、「会社は利益を上げてナンボ」というところは、皆さんもよくご周知のとおりです。
キャッシュがなけりゃ、血液が無い身体みたいなものですから、それじゃあ、生ける屍、ミイラだよね。
ということで、私達はお金を稼がにゃなりません。
ただ、稼いでも稼いでも、無駄な仕事をやっていれば、その無駄な仕事のために動いただけで！お金がどんどん無くなっていきます。
さながら、穴の空いたバケツに一生懸命水を注ぐようなもので、どんだけ働いたってお金もたまりません。
なので、いつもお伝えしている「人は裏切るけれど仕組みは裏切らない」という考えをベースに、無駄な仕事を削ぎ落として、会社のキャッシュを得る活動を仕組み化していただきたい、そう考える次第です。
会社から無駄な仕事を捨て去る１０の方法
じゃあ、どんなふうに無駄な仕事を無くせるだろうか？ということで、以下１０個あげていきましょう。
１）赤字事業の廃止
よくある話なんですけれど、以下の例は皆さんの会社にも見られる光景かもしれません。
A,B,Cという３つの事業をやっている会社さんがありました。全体はちょっとだけ黒字です。だけど、Cという事業だけ大赤字です。
これ、基本的にやっちゃいけないんですよね。
年々伸びていて、もう少しで黒字化できるとか、そういう客観的な要素があれば良いんですが、そうじゃないのにやり続けているのがほとんどの会社さんです。
「こりゃアカンな。」と思ったら赤字事業は廃止です。パーンと止めてしまわないと、後で取り返しのつかないことになります。
２）収益を生まない仕事のアウトソース
小さい数名程度の会社にも関わらず、給与計算だとか、労務管理だとか、経理の記帳だとか、収益を生まない仕事に高い人件費を支払っている会社さん、本当に多いんです。
営業１人に営業事務１人、経理１人とかね（笑）。
社長さんは、「雇っちゃったから仕方が無い」って言うんですけれども、営業マンにとってみたら「なんでよ！（怒）」って話なんです。
なんで、１人で３人分稼がなきゃならんの…って思うのは当たり前の話です。人員の配置比率が逆だろと。
そのくせ、営業事務とか経理スタッフは、「私の仕事は事務だから」とか言うんですけれど、これじゃ儲かりません。
即刻アウトソースを考えたほうが良いです。
３）誰も見ない資料の作成を止める
これも多く見られる光景です。
なんか知らないけれど、辞めていった前任担当者の作った資料をそのまま使って、資料をまた作ってファイリング…みたいな。
その紙、誰が見てるのよ？って話ですよね。社員がそういうのを作ってるのを見たら、即刻廃止したほうが良いです。
４）８割主義の徹底
これは私の鉄則なんですが、１００％主義、完璧に何かをやろうとすると、物凄い時間を浪費するんですよ。
だったら、８割主義を徹底して、何回もやったほうが良いです。やって、失敗して、やって失敗して、改善してって、グルグルPDCAを回すと。
これは企業文化みたいなところがありまして、上から「失敗して良いから８０％でやってね」って言わないと、絶対に８０％主義は浸透しません。
１００％ミス無く作業したけれど、それが無駄だったとかなったら、その時間は取り返せませんからね。
５）情報共有の電子化
紙で回覧するとか、重要な情報を紙で情報共有するとか、そういうのは辞めましょう。
情報共有は今の時代、全て電子化できます。バックアップ取れば、紙で保存するより、よっぽどセキュリティ性も高いですから。
報告書とかそんなん作らなくても、SlackとかChatWorkみたいなチャットツールを使って、ぜーーんぶ情報は電子化しましょう。
６）無駄な出張の廃止
無駄な出張、これも多いんです。
未だに、「顔を突き合わせて話さないとダメなんだ」とか、「とにかく行って調査しまーす。」とかね。
確かにそうじゃないと行けない場合はあるわけですが、そうじゃない場面って目にすることありませんか？
動けば、それだけでお金が出ていくわけですから、無駄に出張行くとか、本当に時間とお金が無駄に流れていくわけです。
７）訪問・面談の効率化
時間を設定しないで、無駄にタラタラと何時間も取引先と面談しているとか、こういうのも無駄な仕事です。
営業マンとか、自分が好きなお客様のところにいつも行っている場合の多くは、そこで商談しているわけではなく、時間を潰しているって感覚なんです。
顧客にランク付けはありますか？A、B、Cで明確な分析を行って、訪問や面談を効率的に行っているでしょうか？
相手によっては、電話、メール、チャットツール、スカイプだけで、直接足を運ばずに色んなことができるわけですが、皆さんの会社では真剣にこういうことに取り組んでいるでしょうか？
８）活動エリアの絞り込み
何でもかんでも、遠いところに電車賃、ガソリン代を使って足を運ぶという習慣が、あなたの会社にはありませんか？
移動だけで１日使う場所に行って、それを何十回もやっているけれど、受注が皆無とか虚しいですよね。
何回かやって効果が出ないなら、それは活動エリアをもう一度絞り込むべきタイミングかもしれません。
９）無駄な会議の絞り込み
これも多いです。ただ集まる、顔を合わせるだけの会議は無駄の極みです。
２時間も３時間も会議する必要ありません。会議は話し合うのではなく、事前にすり合わせを行い、意思決定を実行する場所です。
業績報告なんぞ会議で細かにやるものじゃないし、社員と本当にコミュニケーション取りたかったら、普段から親密にやり取りすれば良いわけです。
レクリエーション？プライスレスですよ。
そもそも、残業続きでゼエゼエハァハァやってなければ、無駄な会議で残業させられなければ、レクリエーションとか皆が喜んで参加しますよ。
１０）事務所等の美化廃止
少し利益が出ると、すぐに事務所を見栄え良くしたがる方もいるんですけれども、本当にそれは必要なのか？って考えたほうが良い場合があります。
業績につながるのか？社員の給料アップにつながるのか？って考えたら、今じゃないよねーという場合が多いのではないでしょうか。
事務所等を美化するのは、本当に必要な場合のみと考えていくことをオススメします。
無駄の元凶はだいたい経営者の勘違い、エゴ、こだわりから始まる
なぜ、これほどの無駄が会社に生じるのかというと、だいたいは経営者の勘違いが無駄を生んでいるんですね。
それは、
- 売上規模にこだわる
- 社員数にこだわる
- 本社立地にこだわる
というものです。
「俺の会社、売上20億だぜー！」とか言う社長さんがいますけれど、じゃあ利益はどうなのよ？利益にこだわろうよと。
「俺の会社、社員100人だぜー！」とか言う社長さんがいますけれど、じゃあ彼らはどんだけ給料をもらえてるの？時間内に仕事を終えて幸せそうに働いてるの？ちゃんと給料に見合った仕事をこなせる仕組み作れてるの？って話なんです。
「新宿副都心に会社があるぜー！」とか言う社長さんがいますけれど、「それ、千葉のほうがスタッフも家が近いし、家賃半分だし、業務でも同じことできるんじゃね？」ってオチだったらどうでしょう？
こんな具合に、会社に生じる無駄の多くは、経営者の勘違い、エゴ、こだわりからだいたいは始まっています。
だから、経営者の勘違い、エゴ、こだわり、これを捨て去るだけで会社は復活するし、社員も笑顔になるよねー、ということなんです。