節約 社長
南本 静志
南本 静志アールイープロデュース株式会社 代表取締役

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人は裏切るが仕組みは裏切らない 会社の業務を仕組み化する5つの手順

人は裏切るが仕組みは裏切らない 会社の業務を仕組み化する5つの手順
 「会社はやっぱり人だ!」とは言いますが、能力のある人に頼ってばかりで、業務を動かす仕組みが無ければ、いずれその会社はガタガタになります。なぜなら、雇った人はいずれ必ず辞めていくからです。どうしたら、「人に仕事をつけない。仕事に人をつける。」という鉄則の下、社内業務を仕組み化できるのか?仕組み化を実現するために必要な5つの手順をご紹介します。

人は会社を裏切るけれど仕組みは裏切らない

 今日のテーマは、「人は裏切るが仕組みは裏切らない」です。

 私も17年くらい経営とか人事のコンサルティングをやっていますが、やっぱりね、凄く大事だなと思うのは、「全ての業務を仕組み化する」ということです。

 たしかに、財務であるとか、人事であるとか、数字をあげるためにトップ営業するとか、そういうことも大事なのですが…これは社長にとって当たり前の業務です。

 一方で、社長さん達が正面から向き合いたくない、もうね、「見たくないっ!」現実がありまして、それは「雇った人は必ず辞めていく」っていうことなんです。

 ですから、継続してずーっとビジネスをやりたいと思うのであれば、「人に仕事をつけない。仕事に人をつける。」という鉄則を意識する必要があります。

 そうすると最後はやっぱり仕組み化だよねー、という話になるんですよ。

 人は辞めていきますけれど、仕組みはこっちが「止ーめた!」って考えない限り無くなりませんからね。

人頼みだといつまで経っても儲かりにくいまま

 それで、よく人事の判断だとか、組織図を作る際に、社長さん達が間違えることがあります。

 たとえば、「Aさんしかいないから、Aさんは◯◯部門」とか、「Bさんしか数字稼げる人いないから、彼が営業部長」とか、こういう間違えです。

 はっきり言いますと、こういう人事判断、組織作りをやっていると、あなたの会社はいつまで経っても、グダグダなうだつの上がらない中小零細企業のままです。脱出できません。

 なぜか?人に仕事をつけているからです。

 そうではなくて、仕事の行程毎に役割を抽出して、そこに人をつけていかないと、会社は伸びません。

 人ってわがままですからね。もっと良くなりたい、幸せになりたい、って考える生き物ですからね。

 今だと「人材難!人材難!」ってみんな言ってますから、能力の高い社員ほど、会社を辞めていく可能性が高いって考えないと、その人が辞めていった時に会社がガタガタになります。

 「残った社員は、うちの会社に雇われざるを得ないボンクラ組だけか…」って、仕組みを作ることを放置しておいて、後で本当にがっかりされる社長さんが多いんですよ。

 だから、仕組みで仕事をする。社長さんが一生懸命作った仕組みは、止めようと思わない限り無くなりませんからね。

 そっちベースで考えていったほうが、長期的に見ると会社が良くなっていく傾向というのはあります。

業務を仕組み化したかったら5つの手順をグルグル回せ

 じゃあ、どうすれば会社の中に仕組みを作れるの?という話に移りましょう。

 これは必要条件を以下のように整えることを私はオススメしています。
  • 1)業務遂行ポリシーの浸透
  • 2)明確な業務フローの提示
  • 3)マニュアル・手順書に基づく実行
  • 4)改善・創意工夫
  • 5)数値化・データ化(時間、数量)
 細かく見ていきましょうか。

1)業務遂行ポリシーの浸透

 まず最初にやることは、業務遂行ポリシーを社員に浸透させる、インプットすることです。

 この仕事って、どういう目的でやっているから、こういう流れなんだよ。ということを伝えたうえで業務に入ってもらいましょう。

2)明確な業務フローの提示

 次にやることは、明確な業務フローの提示です。全ての業務をフローの形で明確にアウトプットして社員に提示してください。

 これ、めちゃくちゃ時間がかかるんですけれども、一旦アウトプットすると、自分も俯瞰して仕組みが見えるし、社員達も誰が何をやっているかってわかるから、とても楽になります。

3)マニュアル・手順書に基づく実行

 いざ、実行の段階に入ったら、必ずマニュアル・手順書を渡してあげて、実行してもらってください。

 要はゲームルールに基づいて仕事しましょうね。ということです。

 マクドナルドみたいにガチガチなマニュアルにしないほうが良いです。なぜかって、考えなくなっちゃいますからね。

 営業だったら、このタイミングでこれをやると売れるよーとか、うまくいきやすいよーとか、大まかな指針を出してあげる感じで良いと思います。

4)改善・創意工夫

 社員とかパートさんがマニュアルや手順書に基づいて行動したら、結果が出てきます。

  「最初は1時間30分かかりました。でも、今回は1時間で出来ました。じゃあ、次は50分でどうやったらできるか考えてみましょう。次はどうやって…」

 みたいなことを折々で話し合って、吸い上げていきます。改善とか創意工夫で掴んだことは、また1)〜3)に盛り込んでいきます。

5)数値化・データ化(時間、数量)

 4)の部分と同時並行の作業になっていくんですが、改善・創意工夫の際は、必ず数値化・データ化も行いましょう。

 そうすると、感覚じゃなくて客観的なデータで、色んなことが判断できるようになりますからね。

 こういう仕組み化の流れをどんどん作って、グルグル回していれば、社員さんも迷わず行動できるようになるし、立ち位置を踏まえて自分で考えられるようになります。

 今よりずっと高収益体質の企業を目指せるようになりますよ。


 

2018年4月23日

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