マイナンバー制度は全ての企業が対象となった一大事業だ。「マイナンバーセミナー」は日本全国で連日のように開催されているが、社内ルール決め、社内の具体的な業務フロー策定、社員教育の実施といった分野は、セミナーを受けるだけで整備できるものではない。労務のプロから経営者へマイナンバー制度にかかる難易な作業を行うためのアドバイスを提示する。
マイナンバー制度の通知開始まであと５ヶ月
マイナンバー制度がスタートします。
マイナンバーの通知は、平成２７年１０月から開始です。
日本に住民票を持つすべての人に通知が始まります。
ちなみに運用開始は、平成２８年の１月からです。
最近は年金情報が漏えいしたおかげで延期も囁かれておりますが、きっととりあえずはスタートすることでしょう。
マイナンバー制度が企業の実務に与える影響
この制度は、これまでの「個人情報保護法」と違って適用される企業規模の制限がありません。
ということは、誰もが名前を知っている大企業から、中小企業、個人事業まで全てが対象になってしまいます。
しかも取り扱うマイナンバーにはこれまでの個人情報とは比べ物にならないくらい重要な情報が含まれてしまいます。
とりあえずは、社会保険と税金関係、災害対策での活用が考えられています。
民間企業は社会保険と税金面で活用します。
分かりやすく言えば、社員の入退社時の社会保険の手続きや、年末調整、源泉徴収票の交付等にマイナンバーの記載が求められます。
ですので制度から逃げることはできません。
将来的には個人の預金口座、更には病歴から服用している薬の情報まで紐付けられるよう・・・
この様な重要な情報を全ての会社に管理させるのがマイナンバー制度です。
自社の社員のマイナンバーに限らず社員の扶養親族、支払調書を支払う社外の税理士や社会保険労務士等のマイナンバーも管理しなければいけません。
マイナンバーで対応難易度が高い業務とは？
まさに国家を挙げた一大プロジェクト！！
それがマイナンバー制度なのです。
そのために、「マイナンバーセミナー」が日本全国で連日のように開催されています。
かくいう私のもとにも多くのセミナー講師の依頼のお話をいただきます。
そして、「マイナンバーセミナー」には各会場満員御礼状態です。
なかには、何件ものセミナーをはしごしている方も多いようです。
それでも、なかなか対策が進まない・・・
進まないのには、どんな理由があるのでしょう？？
マイナンバー対策として浮かぶのが、まずはシステム関連の安全対策でしょう。
この辺はシステム会社が各社激しく競争しているようですので、対策に全く着手できないことはないようです。
自社でかけられるコストと相談しながら、しっかりとした安全管理システムを整えることが大切です。
また、社内でのマイナンバーを取り扱う区域や盗難防止の対策も必要になります。
マイナンバーが記された書類をどの様に管理するのか、その管理している場所やパソコンにアクセスできる人間は誰になるのか？？社内のルール決めが必要になります。
この辺りは、手探りでも何となく対策には着手できるのではないでしょうか？？
それでは何が対策の進捗を阻んでいるのでしょう？？
現状情報を収集してみると、マイナンバー情報を扱うにあたっての各種規程の作成、実務上の社内ルール決め、社内の具体的な業務フロー（業務マニュアルのようなものです）の策定、社員教育の実施・・・この辺になると各社止まってしまうようです。
セミナー受講者の皆様も、「社内規程を作りたいけど、参考になるひな型がないのか？？」「社員教育を行うにしても社内に教育を行うことができる人材がいない」というのが大きな悩みのようです。
決して面倒だからとかの理由で、対策が進んでいないわけではないのです。
単純に、取り組みたいが「何から手を付けていけばいいのかが分からない」「社内の人材不足」といった理由が大半です。
そのため焦りばかりが募ってきてしまいます。
しかし、実務上の社内ルール決め、社内の具体的な業務フロー（業務マニュアルのようなものです）の策定、社員教育の実施は、いつかは必ず取り組まなければいけないことです。
取り組む方法としては２つの方法があります。
一つは時間はかかってしまいますが、マイナンバーを扱うＨＰから情報収集しながら、やっていいこと、やってはいけないことを把握して行く方法です。その中で、自社の事務の流れを整理して具体的なルールを作成する必要があります。
マイナンバーの扱いには、①取得 ②利用 ③保管 ④提供 ⑤削除・廃棄の５段階があります。
その５段階ごとに
- ・マイナンバーの取り扱い方法を決める
- ・責任者と事務取扱担当者を決め、具体的な業務を決める
という流れで、一つ一つ落とし込んでいきます。
社内ルールを定めるのに役立つホームページ
参考になるＨＰを４つほど紹介します。
1)内閣官房ホームページ
まずは内閣官房のＨＰです。このページは比較的分かりやすく説明されております。特にこのページのよくある質問のページは使いやすいはずです。
2)厚生労働省ホームページ
次に厚生労働省のＨＰです。マイナンバー導入後の届け出書式が確認できます。
3)国税庁ホームページ
国税庁にもマイナンバーのページがあります。税金関係の情報が確認できます。
4)特定個人情報保護委員会のＨＰ
最後に、特定個人情報保護委員会のＨＰです。このＨＰがマイナンバーの情報が一番充実しているかもしれません。特にこのページの「ガイドライン」は非常に参考になります。マイナンバーを扱う大元のルールになります。ちょっと読みづらい表現方法で書かれていますが、参考にはなるはずです。
こういったＨＰを参考にしながら規程等を作っていくのはかなり骨が折れる作業ですが、コスト的には一番かからないでしょう。
「時間＝コスト」と考えれば、かなりのコスト高かもしれませんが。
そこまでの時間と労力をかけられないとなれば、民間からいわゆるひな型を購入する、社員教育に外部講師を招くというのが現実的な方法でしょうか。
まだまだひな型は十分に出そろってはいませんが、信頼できる所を選んで、コスト面から検討を進める必要があるでしょう。
決して多くの時間が残されているわけではありません。