社員が自分で仕事のデッドライン(期限)を決めて仕事している会社は儲かる

効率化

デッドラインを社員が決めて動く会社は強い

今日は、『社員さんに仕事のデッドラインを自ら決めて行動してもらう』というテーマでお送りしたいと思います。

なぜ『デッドライン』の話をするかというと、デッドラインが社員さん一人一人の生産性に凄く影響してくるのを、多くの企業さんで見ているからです。

会計とか労務管理とかの仕事を請け負うと、「いつまでに出してください」という期限があるわけですけれど、これを守れるか・守れないかで、儲かる・儲からないも、かなり変わるなという印象を持っています。

意図的に『デッドライン』が設定されている会社では、必ず会社の生産性が上がって、大抵が利益を出しています。

その逆もかなりの高確率で現実です。

社員の仕事にデッドラインが無いと儲からない理由

儲からない会社では、仕事に期限を作らなければいけない理由がわからない、段取りを考えていない、そういう社員さんが多いですね。

一日の自分の仕事は大枠単位でやるけれど、段取りを組んでいません。ですから、どうしても時間が時間が間延び間延びしていくって言う傾向があります。

そうなると、作業の優先順位も決めていません。

これをやって次を、二番目やって三番目やってという、優先順位を考えていないので、上から順番に処理していきます。

途中で何かトラブルが起こると、またもう一度上からやり直す故に、慢性的な長時間労働が発生します。

このようにデッドラインを設定しない会社の共通点が、「社員それぞれが目標を持っていないこと」です。

目標が定まってないので、「終わった時が時間=俺は仕事をやった」となります。

「8時間超えてるから残業代ください」みたいな、社員さんも皆そう考えているんです。

こうなると会社の経営って成り立たないですよね。

普通にちゃんとやれば5〜6時間で終わるものが、9〜10時間費やされていくので、人件費がどんどん膨らんでいきます。儲かるわけないです。

全ての作業・プロジェクトににデッドラインを設けよ

こういう職場の社員さんに、「なぜ今、この仕事をしているの?」と聞くと大半がこう答えます。

「上から言われた」「社長から言われた」「上司から言われた」

上から言われた事を、言われった順番に作業レベルでダラダラとやっているだけなんですね。

だから私から提案したいのは、社員さんの仕事に必ず『デッドライン』を作ろうということです。

『デッドライン』というのは文字通り、この時間が終わったら本当にデッド。

「死んじゃうよ」みたいな「終わっちゃうよ」みたいな、そんな危機感を持たせるような時間設定が必要です。

それを、経営者が最初は社員と打ち合わせをしながら、最終的には自分で決めさせることが重要なんですよ。

作業単位なら分〜時間、プロジェクト単位なら日〜年、フェーズ毎にそれぞれの期間は違うかもしれません。

それでも終了時期をちゃんと決めてもらうんです。

「ここまでで絶対仕上げる」

「ここまでで納品じゃねえ。お客さんとのやり取りをしてパーフェクトに終わりっていう時間がデッドラインだ。」と考えるように、やり方を教えてあげる必要があります。

だから、重要なのは、『自分で期限を決めてもらう』『社員に自分で終了時間を決めさせる』ことです。

「この仕事は今日の4時までに終わろうね」じゃなくて、社員さんに「じゃあ私、16時まで終わります、やります」と考えてもらいましょう。

自分で決めたデッドラインは自責思考を生む

ちなみに、経営者が「いつまでに終われ」と言うのは一見親切ですが、他人から期限を決められた仕事は、「なんだよ」ってふてくされちゃいます。

これ、ほとんどの社員さんがそうです。

ところが、人間は自分で決定したことに対して責任を持とうとするので、仕事の終了時間を自分で決めれば、自己責任論で動くようになります。

デッドラインを決めるって単純な話ですし、本当は「目標」ってもっと崇高なもんなんですけど、最初は『終了時間』に置き換えて始めるのもありなんです。

目標が「仕事の時間を早く終わらせる」となったら、段取りと優先順位をそれなりに自分で考えるようになります。

「これやったほうが早く終わるな」「これやらないと、これを他の人にやってもらって、これ自分でやったほうが早いな」とか、段取りや優先順位を変えながら考えるようになります。

そうすると社員さんも、仕事に集中するようになります。そして、あら不思議、一人一人の労働生産性があがります。

さっき言ったように9〜10時間かかっていたものが、5〜6時間で終わるようになるんです。

こうなると、これまた不思議なことに、本人の達成感が得られるようになってきます。

「あー!めっちゃ早く終わった!」「めっちゃちゃんと終わったじゃん!」「自分の言った時間の前に終わったじゃん!」みたいなね。

一人一人の今まで10時間かかってたのが5時間で出来るようになったら、倍の生産性が上がったっていう事になりますよね。

そしたら、残りの時間をリフレッシュに使ったり、仕組み作りの模索に使ったりし始めるんですね。

「あれせい、これせい」と言ったところで、社員さんは動きませんから、自ら社員さんが「終了する時間」「終了する時期」を決めるよう、社長さんがけしかけること。

これ、中小経営者の腕の見せ所かなと思います。

 
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南本 静志

和歌山生まれ。株式会社紀陽銀行入行。銀行業務を2年程度経験後、システム部へ異動。

システムエンジニアとして銀行オンラインシステムや情報系のマーケティングシステムの構築で活躍する。

30歳代の後半には日本ユニシスに出向し、金融機関向けCRMマーケティングシステムの業務設計のリーダーを任される。その後、コンサルタントとして独立、現在は東京千代田区で経営コンサルティング会社と社会保険労務士事務所を設立し、代表に就任。

中小企業診断士及び社員を持つ経営者としての立場で、幹部社員(部長、課長、係長等)を次期役員に昇格させるようなマネジメント系の人材育成プログラムに強みを発揮している。また、初級管理職(主任や中堅リーダー)に対するモチベーション研修や自己発見研修も得意。

アールイープロデュース 

適性検査Cubic(キュービック)

東京中央社会保険労務士事務所

東京中央給与計算センター

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