今日は、『段取り八分を社内に浸透させよう』というテーマでお送り致します。
なんで今日はこのテーマにしたのかっていうと、この頃、「段取り」という言葉が死語化していると感じているところがあります。
「段取り八分に仕事二分」ってどういう意味？
昔から、「段取り八分に仕事二分」という言葉があるんですけれど、ご存知の方少なくなっているかもしれないですね。
特に若い方とかには、この言葉が伝わっていないんじゃないのかなと思うところもあり、若干この状況を危惧してます。
この言葉には、「世の中のほとんどの仕事は、段取りを8割やっておけば、当日を迎えるだけで仕事が100%終わる」という意味があります。
「当たり前じゃん、そんな事」
「俺だってちゃんとやってるわ」
と言う方が多いんですけども、段取り八分っていうのは凄く奥深いんです。
前置きが長くなりましたが、要するに、段取り組める人間というのは質が高い人なんです。組めないのが一般の人なんです。この差はもの凄く大きいんですよ。
ということで、段取り八分ってどういうふうにやればいいのかについて、ここから解説したいと思います。
自分が段取りを組めているかの確認も、参考のためにやってみてくださいね。
当日に慌てない〜段取り八分を実現する５つのステップ
1）目的（ゴール）を明確にして仕事を細分化する
まず最初に、段取りを組むときは目的を明確化します。
なんでもいいんですけど、目的（ゴール）を明確にして、仕事を細分化するところに段取りの第一歩が始まります。
絶対に無理ですよね。
段取りを細分化して、業者に調整するとか、木材入れるとか、展示品を決めるとか、備品は何を入れるとか、ざーっと段取りを細分化してスケジュール組まないといけないんですよね。
2）細分化した仕事を視覚化して記録に残す
２つ目、ToDoListを視覚化する必要があります。ToDoListっていうのはどんな形のものでも大丈夫です。
ノートでも紙でも、裏紙でもなんでもいいんですけど、さっきの展示会だったら、
- １番目：場所を下見する
- ２番目：業者を選定する
とか、やらなきゃいけないことを書いて並べて、視覚化する必要があります。
皆さん、頭が良いので、「俺、頭で考えれてるから紙なんかいらねーよ。口頭で頭に入っているからさ。」とか言うんですけれど（笑）、大抵は忘れてますよ。
昨日覚えてても今日忘れているっていう「忘却率曲線」があって、どんな頭いい人でも絶対忘れるということを肝に銘じてほしいんです。
１日経つとみんな、半分以上忘れちゃうんです。だから「紙に残せ」という事です。
3）細分化した仕事の優先順位を決める
段取りを組むときは、３つ目に優先順位を決める作業があります。
これは優先順位の決め方の４つの指標なんですけども、緊急且つ重要なお仕事からどんどん優先して先にやっていくという、そういう処理をしていかないと段取りは組めません。
この時は、パンパンパンパンと20個30個のアクションリストを見ながら、迅速に判断していく能力が必要になります。
だから、段取り組める人っていうのは質が高いんです。
4）関係者への根回しを行い、工数を計算して視覚化する
段取りの４番目は根回しと工数化です。
自分一人で出来る仕事だったらいいですけれど、大抵の仕事は色んな人に助けを求めて、力を借りないといけないですよね。
だから、根回しっていうと語弊がありますけれども調整が必要になります。
「各部門の調整」「外部業者」「内部のスタッフ」「当日の司会する人」とか色んな人の根回しを行って、「どれぐらい時間がかかるのか」っていう調整が必要になります。
あと、工数化っていうのは「スケジュールと金額」を見える化する作業です。
こういうものを細分化して根回しして、仕事の中で計画表を自分の中でバーッとスケジュールを踏まえて組んでいく必要があります。
5）スケジュールに詳細を落とし込む
ここまでできたら時系列にスケジュール化していきます。
別にガントチャートとかソフトを使って、キレイなスケジュールを作る必要は全くありません。
自分のノートで、もしくは自分の手帳でフリーの線を引きながら「ここで誰々さんと打ち合わせ」「ここは業者と打ち合わせ」「ここは社内スタッフで進行手順の打ち合わせ」とか。
そういうタスクをガーッとスケジュール化していけばいいんですよ。自分が分かる範囲でスケジュール化しとけばいいんです。
経営者自ら段取りを組むところをスタッフに見せる
ここまで段取りを組んでおけば、あとは当日を迎えるだけです。さっきの展示会の事例で行くと、当日会場に行くだけなんですよ。
会場に行くと人がバーッと仕事・作業をしているんです。当日は他の人が仕事するだけなんですが、これって結局は作業なんですね。
良い意味で、誰でもできる仕事しか当日は残っていないわけです。
だから、段取りを組める人は、当日は見に行くだけでいいんです。皆がちゃんと仕事してくれてるんで、「段取り八分で仕事二分」で高みの見物です。
仕事二分というのは、もうほとんど作業なんです。脳みそなんか何も使う必要がない。
脳みそを使うのは、先の段取り八分のところなんですよ。
もちろん、途中で色んなトラブルがあるかもしれないけど、それでも段取り八分で予測しておくんです。
「クレームがあったときにどう対応するか」「誰が対応するか」とか「別の業者に繋ぐとか」そういうのも全部段取りの中に入るんですね。
こういう段取りをつける習慣を社内に浸透させておいて欲しいんです。
段取りを組む癖を作るのは、たしかに時間がかかりますよ。すぐ言って出来るスタッフなんてそんなにいませんしね。
まぁ、山本五十六の
「言って見せ、やって聞かせて、褒めてやらねば、人は動かじ」
は正しい！
そんな感じで、諦めずに粘り強く、段取りを組もうぜ！って教えてあげると、そのうちみんな、自分で動き始めるようになりますよ。