Face to Faceをコミュニケーションの基本形とすると、組織の規模が拡大した時に、従業員との円滑なコミュニケーションを取ることが不可能になり始めます。そこで利用されるのが社内報なのですが、社内報はどのように拡大する組織の中で具体的な活躍を果すのか？社内報のプロが解説してくださいます。
従業員が300人を超えると社内報が必要な理由
従業員が300人を超えると、社内報が必要となる。
これは、よく言われるところです。
確かに、組織がこの規模になると、
- 組織の階層が生じてくる：役員・管理職・従業員
- ・組織が細分化されてくる：部署・分社など
- ・拠点が増え分散してくる：国内外に支社が設置される
といった状態が出現してきます。
Face to Faceをコミュニケーションの基本形とすると、上記の規模になると、「伝達」面では、従業員全員に同時に伝えることが不可能になり始めます。
「把握」面では、経営トップは現場のことを、現場は経営層のことが分からなくなりますし、「記録」面では、口頭によるコミュニケーションでは、後から振り返ることができなくなります。
このように、何らかの社内コミュニケーションメディアを通じないと、コミュニケーションが成しえない状態となるため、組織の拡大時には社内報が有用になっていくのです。
社内報が拡大時の会社に有用な２つの理由は？
社内報は、階層や組織、拠点の細分化にあたり、以下のような有用性を持つようになっていきます。
社内全体への情報伝達に利用可能
経営トップや各部署から発せられる、全員に知ってもらいたいこと、理解して欲しいことなど、「把握」して欲しいコンテンツを、社内報は効率的に伝える道具となります。
例えば、部署紹介やメンバー紹介、会社の制度のことなど、知ることで仕事がしやすくなるもの、知ることで安心するものを、社内報なら全員へ行き渡らせることが可能です。
会社の意識レベルを共通にできる
後々時間ができたときにいつでも読めるという利点、問題に直面したときに参考として活用できるという利点も社内報にはあります。
「ある程度の規模になると社内報が必要になってくる」というのは、組織として必要になってくる、という側面があるとともに、そのような規模で働く従業員にとっても必要となるものです。
どのようなフェーズに今会社があるのか？各部署内で近視眼的になりやすいビジョンのブレを、社内報は矯正してくれます。
社内報は拡大していく会社のまとめ役となる
「社内報が読まれない」、と嘆く担当者の方は非常に多いものですが、もしそうならば、社内報を読むことで働きやすくなるということを、従業員にしっかりと理解させる必要があるでしょう。
社内報担当者が、経営者層と従業員に、社内報の存在意義、役割等を明確に示すことで、細分化された組織が一つにまとまるのです。