ブリッジワークの高橋です。
規模の大小を問わず、多くの社長さんが「時間」に頭を抱えています。仕事三昧の中から、家族との時間や寝る時間を確保しなければいけませんからね。
とくに、起業したばかりで、1人ですべてやらなければならないという人は常に時間との闘いになります。
そこで、今回は「作業効率を上げる時間管理のコツ」について解説したいと思います。
作業効率を上げる時間管理の５つのコツ
ここでは、本題の「作業効率を上げる時間管理のコツ」を５つに分けて解説したいと思います。
- やらないことを決める
- やることを1つに絞る
- 朝一番は最も重要な仕事から始める
- 集中する時間を25分に区切る
- アウトプットをテンプレート化する
それでは１つずつ見ていきましょう。
時間管理のコツ①：やらないことを決める
時間をロスする一番の原因は、中途半端につまみ食いをすることです。
中途半端なつまみ食いは何も生み出さず、お金と時間をただドブに捨てるだけの生産性のない行動です。
僕たち、ビジネスオーナーにとって最も貴重な資産は「時間」です。時間の使い方がビジネスの優劣を決めと言っても過言ではありません。
だから、やること、やらないことを決めるのは時間管理をする上で重要なことです。
時間管理のコツ②：やることを1つに絞る
One thingルールとも言いますが、時間管理をするうえでは、以下のように、期間別に成し遂げげつテーマを１つに決めましょう。
- 1日に成し遂げるテーマを1つに決める
- 1週間に成し遂げるテーマを1つに決める
- 1ヶ月に成し遂げるテーマを1つに決める
これは私も日々続けていますが、To Doリストの一番上に、今日成し遂げるテーマを必ず1つに絞って掲載しています。
One thingとして掲げるべきものは「あなたのビジネスにとって最も成果につながる取り組み」です。
時間管理のコツ③：朝一番は最も重要な仕事から始める
3つ目のルールは、朝一番は最も重要な仕事から始めることです。
理由は明白で、人間にとって朝一番は最も生産性の高い時間だからです。
ちなみに、これは時間管理のコツの2つ目に紹介した、One thingルールに連動しています。
つまり、朝一番に「あなたのビジネスにとって最も成果につながる取り組み」から始めるようにしましょう。
「あなたのビジネスにとって最も成果につながる取り組み」は、朝一番に始めるべきものであり、何者にも邪魔されてはいけません。
あなたがマーケティングを担当しているのであれば、マーケティングを朝一番にやる仕事としてください。
時間管理のコツ④：集中する時間を25分に区切る
作業効率を上げる鍵を握っているのは集中力です。
ところが残念なことに、集中力は脳の構造上長くは続きません。
ですので、25分グッと集中したら5分休みを取るといった時間管理の方法をとってみてください。
集中力を持続させる時間管理については、様々なルールがあります。
ある人は50分と言いますし、伝説のコピーライターであるジーン・シュワルツは、33分33秒と設定しました。
25分という時間管理の設定は、僕が個人的に色々試してみた結果で、個々によって違いはあるかもしれませんが、本当に意識を集中して仕事に取り組めるのは凡人ならこれくらいが限界です。
時間管理のコツ⑤：アウトプットをテンプレート化する
自分の一日の行動を2〜3日計測してみてください。
そうすると、約7割の仕事は必ずルーティンワーク（決まったこと）をやっているはずです。
たとえば、商品をチェックして納品する、お客様から問い合わせが来たら対応する、といった作業は必ずルーティン化されています。
そこで役に立つのが、ルーティン作業について”アウトプットする手順や文言をテンプレート化”してしまうことです。
私の本職はコピーライティングで、クリエイティブな仕事だと言われていますが、プロフェッショナルは、考える順番をテンプレート化しておき、チェックリスト順に進めます。
そのほうが効率的に仕事ができるからです。
アウトプットの際に考える時間をショートカットすることで、時間を大幅に圧縮しましょう。
作業効率を加速させるポイント
ここでは作業効率をさらに加速させるポイントについて紹介したいと思います。
- 周囲からの連絡をブロックする
- 迷い続けない
- 睡眠時間を確保する
- 本から学びを得る
それでは１つずつ解説していきます。
作業効率を加速させるポイント①：周囲からの連絡をブロックする
取引先や家族など、普段連絡を取っている人をブロックし、誰にも邪魔されない時間と場所をあなたの周りに作りましょう。
前述した集中力を高めるためには、誰にも邪魔されない時間と場所が必要です。
特に、経営の重要な意思決定やマーケティング戦略を練る場合には、あなたが100％それに従事する時間を持たなければなりません。
作業効率を加速させるポイント②：迷い続けない
ファーストチェス理論という理論をご存知でしょうか？
チェスの最初の一手は、5分悩んでも、30分悩んでも、その80％以上が同じ手にしかならないことを示す理論です。
ビジネスも同じで、迷ったところで誰にもわからないことのほうが多いですよね。だから、やって結果を知ればよいのです。
沢山やってみて、前のめりに多くの失敗を経験しましょう。
迷い続けることで生まれるのは、何もしないことを選択したという現実と空っぽの財布だけです。
作業効率を加速させるポイント③：睡眠時間を確保する
同じ時間働いても、もの凄く高い成果を生み出す人と、全然稼げない人がいます。
この差が生まれる要因も前述の集中力の差にあります。
そして、集中力を生み出してくれるのは、やっぱりフレッシュな脳の状態です。
厚生労働省の調査によると、働いてる人の7割もの人が慢性的な疲れを感じています。
当然ですけれど、疲れを感じていると気が散るし怒りっぽくなります。
同じ仕事をやってても気が散ってしまうから、普通の状態だったら1時間で済むものが、疲れを感じていると2時間、3時間とかかってしまいます。
そして、高いパフォーマンスを発揮してる人は、僕が知る限り、大抵はちゃんと睡眠時間を確保してる人です。
雑誌で読みましたけども、東大に合格する人の平均睡眠時間は7時間。
メジャーリーグの大谷選手が、高いパフォーマンスの理由を聞かれた時も「毎日しっかりと睡眠をとる事です。」と答えていました。
あのアインシュタインも毎日10時間以上寝てたそうです。
全体の5％くらいは、ショートスリーパーと言われる、3〜4時間くらいの睡眠時間で高いパフォーマンスを発揮出来る人がいます。
例えば、あのAKB48を生んだ秋元康さんとかは、ショートスリーパーとして有名ですよね。
しかし、そういう人は全体のたった5％しかいないのです。
ですので、作業効率を加速させるためには、しっかりと睡眠をとりフレッシュな脳で高い集中力を発揮することが重要です。
作業効率を加速させるポイント④：本から学びを得る
学びは刺激であり、脳を活性化させる格好のツールです。
プロイセンのビスマルクが、「賢者は歴史に学び、愚者は経験に学ぶ」と述べたように、私達は本を通じて学ぶことにより、賢者と同じことを疑似体験し、優れた考えを吸収することで、より良い行動を選択することが可能になります。
能力の等しい人がいたとして、同じスタートラインから始めてみれば、学ぶ人と学ばなかった人には大きな差が生まれます。
もし、あなたが学びのために時間を割けないのであればオーディオブックなどの音声コンテンツサービスを利用するとよいでしょう。
通勤中や就寝前の疲れているけれどゆったりとした時間にオーディオブックで購入した本の音読を、“ながら”で聴いていると、その内容がどんどん入ってきます。
マーケティングや財務などの、正直、疲れている時には読みたくない本も、オーディオブックを活用すれば、ざっと読んだのと同じ効果を得られます。
作業効率を上げる時間管理のコツ：まとめ
今回は、時間に余裕がない経営者やビジネスパーソンに向けて「作業効率を上げる時間管理のコツ」というテーマで解説しました。
最後に、時間管理のポイントをおさらいします。
- やらないことを決める
- やることを1つに絞る
- 朝一番は最も重要な仕事から始める
- 集中する時間を25分に区切る
- アウトプットをテンプレート化する
本記事を通して、少しでも時間を有効に活用できるようになれば嬉しく思います。
