残業代ゼロ法案が可決される見通しが高くなっているが、今のところ、経営者が雇う社員の大半は対象外（対象層1,075万円以上の年収）のため、突然残業代を請求されるケースはこれからも生じやすい。未払い残業代の請求は、請求する社員側が客観的な記録を基礎とした証拠をもって立証できるため、パターンを知っておくことは得策だ。
残業代0法案ができても訴訟リスクは残る
「労働時間ではなく成果に応じて賃金を払う」という内容を盛り込んだ、政府の労働基準法改正案、いわゆる「残業代ゼロ法案」が話題になっている。
1月に当サイトで取り上げた「労働法の大幅改正 労働価値観は大きく変わる」で記述したように、年収1,075万円以上が対象層というのは暫定的措置のため、年収が低いからと言って残業代がなくならないわけではない。
とはいえ今のところ、経営者が雇う社員の大半は対象外のため、突然残業代を請求されるケースはまだまだ出てくるだろう。
残業代の請求は、請求する社員側が客観的な記録を基礎とした証拠をもって立証することが求められている。
そこで本稿では、社員が未払いの残業代を請求するときどのような『証拠』を持ってくるのかをまとめる。
経営者やマネジメント層の方々には、残業代の支払いでトラブルに発展しないよう事前に『証拠』の種類を把握しておくことを勧める。
社員に残業代請求を立証させる証拠5選
残業代の支払いトラブルが起きる証拠書類は以下のとおりである。
1）雇用時に交付した書面
「雇用通知書」「雇用契約書」「労働契約書」などの書類に気をつけよう。あなたが労働基準法施行規則第5条に忠実であれば給与の計算方法や残業代支給についての取り決めを記載しているはずだ。もし取り決めを明記していない場合、社員のほうから労働基準法に基づいて「残業代を計算、請求する」という主張をするかもしれないので注意が必要だ。
2）就業規則
労働者（不定期・定期パートなども含め全従業員）が10人以上いる事業所・営業所においては就業規則を作成し労働者に周知する義務がある。もしあなたが就業規則に、給与の計算方法や残業代支給についての取り決めを記載しているなら、社員はこの内容にもとづいて残業代を請求してくることが考えられる。
3）実際の退勤時刻を立証する資料
細かく再分類すると以下の通りだ。
- タイムカードや日報：残業時間を含め、実際に退勤した時刻が打刻されているタイムカードや労働した時間が記録されている日報などのコピーや写真には証拠能力がありその証拠力は極めて高い。
- 社内からのメール：社員が会社からプライベートアドレスへ送信したメール履歴は社員が社内に居た証拠となる。送信日時は変更操作できないため、証拠力が極めて高い。
- 社用の携帯電話から自分のプライベートアドレスなどに送信したメール履歴：証拠能力があるとは言い切れず、その証拠力は高くない。
- 手帳などに自前で労働時間を記録したメモ：証拠能力があるとは言い切れず、その証拠力は高くない。
4）残業時間中の労働状況を立証する資料
残業指示書や残業承認書などは、使用者から明示的な指示があった時間であることを立証するものになる。また、残業時間中の業務内容が判る資料には残業時間中に送信した業務用メールの履歴、業務日報など残業時間中の業務内容が判る資料、残業していることを上司が認識していることを証するような資料があるので気をつけておきたい。残業時間中の労働状況を立証する資料は、これらは使用者から暗黙的な指示があった時間であることを立証するものになる。
タイムカードや日報は、社員から使用者へ勤務時間を報告するものであるため、提出された段階で退勤時間について何も指摘しなければ使用者はその時間を認めたことになる。
一方、メール履歴やメモについては、あくまでも社員の退勤時間を立証するものであり、その時間まで労働していたことの立証にはならない。
残業させないスキーム作りがリスクヘッジ
残業代請求のトラブルにつながる可能性以外にも、コスト面や社員の士気、社員の健康への影響など、経営者にとって残業させることは様々なリスクを伴う。
普段から「できるだけ残業させない仕事のスキーム」を組んでおくことが重要である。