暖冬と言われる今年の冬。大雪が首都圏はじめ本州各地を襲うだろうと言われている。大雪が降ると電車ダイヤの乱れ等業務に支障を来すため、予め会社の制度や人員配置を雪に整えて整備することが業務効率化に役立つ。今から会社で備えられる雪対策5つを紹介する。万全の準備をして雪に備え、業務の効率化を図ろう。
暖冬は大雪が振りやすい 雪の準備は必須
今年の冬は暖冬（だんとう）が予想されている。暖冬だった2009年には九州で大雪が降り、昨年は首都圏にも記録的な大雪が降った。
今年も大雪が降ることを念頭においておいたほうがよいだろう。
暖冬に雪が降りやすい理由は、寒い冬のシーズンなら寒気（かんき）が日本列島を覆うため低気圧は日本列島の南側を通り過ぎ雪が振りにくいが、暖冬だと寒気が北に後退し、低気圧がモロに列島の上を通過するからだ。
子どもたちには雪で大いに楽しんで欲しいところだが、会社にとって大雪は業務の効率化を防ぐ大きな要因である。
昨年経験したように、首都圏で雪が10センチ近く積もれば、電車のダイヤは乱れるを通り越して動かなくなる。車の運転も冬道仕様になっていない場合が大半なので事故を起こすリスクが高くなる。これら全てが見えないところで不効率を生み、人件費等会社のコスト増や収益機会の逸失などにつながってしまう。
今週から今年の冬初の寒波が到来しているので、大雪が降る前に会社の体制を整えたり、雪が降った際の対策を講じておきたい。
大雪に備えて会社で簡単にできる5つの対策
1)自宅勤務の基準を明確化 自宅勤務体制を整える
大雪の日に社員を2時間〜3時間以上ダイヤが乱れたすし詰め満員電車に乗せ、会社へ向かわせることはナンセンスな判断だ。満員電車の中で仕事は出来ないし、大幅に遅れて会社へ来たとしても限られた時間しか残されておらず、経営者にとっては人件費のロスにしかならない。大雪が降った場合の自宅勤務判断に関する基準を自社の場所や状況に合わせて設定しよう。例えば首都圏なら「積雪5センチ以上、多くの路線で電車の乱れが1時間以上、とAM7時の段階で判明した場合は自宅勤務とする」など自宅勤務基準を決めてしまうのだ。また、自宅勤務の体制を敷けるよう社員にPC環境の事前設定をお願いしよう。
2)会社の電話に転送機能を設定 または応対担当者を決める
会社の電話に転送機能を設定して、大雪で社に誰も来れない場合でも外部との連絡がスムーズに行くよう準備しておきたい。土日も外部からの電話がある場合に転送機能を使用している会社なら、そのまま機能を有効活用できる。どうしても社内に人がいなければならない場合は、オフィスから歩いていける場所に住む社員がいる場合応対担当者として任命し、応対を依頼することもできる。その場合は、大雪対応の特別手当をつけてあげることでモチベーションもあがる。
3)会議をインターネットで行えるよう設定する
外部との打ち合わせや、社内会議が予定されており、どうしても外せない場合は、スカイプ等無料のオンラインコミュニケーションツールを利用し、打ち合わせをオンラインで出来ないか事前に相談することも検討したい。雪でアポイントの時間がブレてしまい、相手の時間を無駄使いさせることもなく、自分自身の時間も移動コストが省けるため有効活用できる。
4)簡易の雪かきセットを会社に用意する
元来積雪のない地域では不動産管理会社も大雪に備えてスコップやほうきを用意していない場合がある。オフィスへ来たあと、雪が降り始めたなら、自分たちで会社の前をキレイに雪かきできるように雪かきセットを用意しておこう。掃除のおばちゃんも大助かりで、他のフロアにいる会社が見る貴方の会社へのイメージもあがるかもしれない。
5)社内にインスタント食品や夜食を用意する
昨年の冬は首都圏の場合、大雪が土日にかけて降ったので、オフィスの帰宅難民は少なかった。しかし平日の帰宅時に雪が本格的に降り始めた場合、帰宅難民が社内に発生する可能性が高い。彼らのためにインスタント食品や夜食を用意しておこう。福利厚生費として損金処理し税務対策にもなる。
雪への準備対策 インフルエンザ対策にも
大雪が降るときは空気が乾燥して湿度が低くなる。インフルエンザは温度・湿度共に20℃、20％以下の時に流行しやすい。
そのようなときに無理をして出社させようとすれば、流行の感染源である電車に社員を2時間、3時間と閉じ込めることになるため、賢い判断とは言えない。
今年の冬は7年ぶりにインフルエンザが11月より流行し始めているため、パンデミックの兆しもある。大雪対策を講じることがインフルエンザ対策の一助ともなり、なおさら一挙両得である。
社内の体制を大雪でも業務が効率的に行える状態にしておくことに損はない。