こんにちは、組織活性化プロデューサーの南本です。
今こそ中小企業経営はクラウド型経営にすべきだというのが、私の考え方ですが、日経新聞の第1面に「請求書、紙の保存不要に。企業の税務手続き完全電子化」という記事が載っていました。
クラウド型経営のメリット
私の会社のビジネスでも、MFクラウドというクラウド型の会計ソフトを使っています。
平成の時代には従来型のスタンドアローンでパソコンにインストールして処理するような会計ソフトがたくさんありましたが、令和の時代には会社の経理情報をリスクも少しありますが、クラウド型の会計ソフトに乗り換えるべきだと思います。
税務調査のペーパーレス化に対応
メリットはたくさんありますが、1つがこの記事の通り、2022年か2023年かはわかりませんが、税制調査会で検討を始めるということを日経新聞がすっぱ抜いています。
税務調査というのは4年か5年に1回、税務署員が会社に来て、領収書を全部調べたりしますが、今は全て紙しか認めないと言っています。
それをこれからは紙は不要で、領収書などをスマートフォンで写真を撮って、クラウド上で写真やデータがいつでも取り出せる状態であればいいということです。
これにより、業務処理が1/5ぐらいに減ります。
登録や設定が少し面倒くさいのですが、経費の領収証を紙で用意して、金額をEXCELなどに登録して、立て替え処理するといった業務がいらなくなります。
年末調整もいずれ紙がいらなくなるはずです。
中小企業のクラウド経営
中小企業の社長さんへの問題提起がこれです。
経理記帳のクラウド化
場所に依存しないということと、即時でPLやBSが見られます。
税理士も IDとパスワードでログインして、経理仕分けの修正や正しい処理をどこでもできるというのがメリットです。
取引明細や経費申請や請求書や口座の引き落とし情報などが口座と連携して、全て仕訳の方に入ってきますから、これまで通帳を見ながら仕訳していた処理とが5分の1の業務になります。
それなのに中小企業の経営者はいまだに紙で処理をしているのです。
給与計算・年末調整のクラウド化
給与計算のデータや年末調整のデータをクラウドに置くことで、処理できることがどんどん増えています。
CRMのクラウド化
カスタマー・リレーションシップ・マネジメント（CRM）という営業のツールで、例えば、見込み客に2回電話して、3回目に商談で訪問したというような記録も、クラウド型にすれば、経営者はいつでも、自宅からでもログインして、誰が、いつ、どこで、どんな商売をしていて、この案件はそろそろ成約しそうだということもわかります。
社内ミーティングのクラウド化
ミーティングは寄り会わないとできなかったものが、5Gになると通信速度が上がるので、チャットしながら会議するような仕組みがどんどん増えて、ミーティング情報も全てクラウド化になると思います。
会議のクラウド化
よほど緻密な情報でない限り、いちいち会議室をとって会議を開催しないといけないということがなくなります。
在宅勤務のクラウド化
クラウド化によって在宅勤務が可能になります。
飲食業のように店舗に来なければならない現場業務以外は、5Gの通信と情報をクラウド化すれば、在宅でもサテライトオフィスでもどこからでも仕事ができるようになります。
人事管理のクラウド化
社員のプロファイルで、どういう資格を持っているとか、異動履歴を管理したり、昇給昇格履歴を管理するようなものも、クラウド化しておけば、人事部の全員が管理することができます。
情報書庫のクラウド化
Dropbox などを使って情報を共有化していく仕組みがあるので、情報も全部クラウドできます。
大手企業などは紙をなくしてクラウド化をすでに実現していますので、中小企業の経営者も勉強しながら、クラウド化をどんどん推し進めてほしいと思います。
クラウド経営の狙い
人件費等のコスト削減
クラウド経営の狙いは、特に管理部門の人件費を減らすことと、紙を見ながら処理していく無駄な作業による人件費をコストカットしていくことがクラウドの魅力です。
社内から紙をなくして、どこからでも情報共有できる仕組み
社内から紙をなくしていくことが最大の狙いです。
そして、情報をクラウド化して、自宅から土日でも、深夜でも四六時中アクセスできるので、中小企業の経営者にとって、利便性が高くなると思います。
意思決定のスピード化
携帯で電話してもつながらなかったり、メールを送っても土日はメールを見ていなかったりします。
チャットワークなどを使うと即時でレスポンスが来たりするので、意思の確認のスピードが早くなります。
また会計情報もどこでも見られるので、月次の売上推移や利益推移などがすぐにわかって、早い段階で経営の意思決定ができるようになります。
履歴の検索性と蓄積性
いろいろな情報がクラウドに残っているので、検索すれば必要なデータがすぐに出てきます。
これは紙の情報では無理です。
過去の履歴も出ますから、例えばm3年前にこういう議論をしていたとか、 3年前はこういう数字であったというのも、全て簡単に検索できるので、とてもメリットがあります。
クラウド経営のリスク
セキュリティ
リスクという点では、クラウドに重要な情報を置くので、セキュリティ上のリスクはどうしてもあります。
ですからセキュリティの高いクラウドサービスの会社と契約していく必要があると思います。
ルールなしのクラウド化
クラウドにたくさんの情報を入れていくので、ルールを決めずにクラウド化すると、どこに何の情報があるかがぐちゃぐちゃになってしまいます。
クラウド化する際には、ルールをきちんと整備して、マニュアルを徹底して、情報管理をしていかないと、どう管理してよいかわからなくなるので、最初からきちんとやりましょう。
システムに強い人材
クラウド化、セキュリティ、ロボティックスプロセスオートメーション（RPA）など、必ず中小企業にも必要になってきます。
そのためにはシステムに強い人材を1人雇うために、管理部門を少し縮小させていかないと存続は難しいと個人的には思っています。
中小企業のクラウド経営の未来の姿
「紙」のない業務フローの確立が急務
まとめになりますが、紙を1枚も出さないという前提で、1度あなたの会社の業務フローを作ってください。
税理士さんやから外部のコンサルタントと一緒に作ったり、社内で有識者を集めて、紙を1枚も使わない業務フローを検討するためのブレストをしていくのもいいと思います。
クラウド化できる業務の洗い出しとクラウド化への移行をして、紙を一切使わなくなれば、自社の業務の質を上げることができます。
管理部門の人員削減とシステム要員の確保
管理部門の人員を少し削減して、システム要員を確保して、クラウド化、システム化業務やRPAを専門にできる人を確保してください。
社内の素人を他の業務をさせずに、システムのことだけに集中させて、いろいろな教育研修を受けさせて育て上げるのもいいです。
あなたの会社のITシステム担当者を1人育てていくというのは、クラウド型経営の未来の姿ではないかと思います。
これからはITの技術抜きにしては、中小企業の利益をアップさせたり、会社を存続できるとは考えられません。
アウトソースしてもいいですが、外注するにはお金が結構かかってしまったり、融通が効かないと個人的には思っていますので、内製化がおすすめだと思います。
クラウド会計の未来の姿ということで解説しました。
ぜひクラウド型の会社に移行していってください。