日々のビジネスツールとしてメールは欠かすことが出来ない。メールの文字入力で時間短縮を行う方法の代表格は、1）文字ソフト内の単語登録、2）定形テンプレートを予め作成しコピペだが、メールソフトにサンダーバードを利用すると、テンプレートから一発で送信メールの作成が行えるため更なるメールやりとりの時間短縮が可能となる。
メールタイピングの時間短縮は一大重要事項
LINEやFacebook、クラウドサービスによるやりとりが幾ら増えても、日々のビジネスにメールは未だ欠かすことの出来ないツールである。
私達は業務時間内で、相当の時間をメールのコミュニケーションに費やしている。
もっとタイピングに費やす時間を短縮し、創造的な仕事に時間を使えないか？と考えるビジネスマンも多いはずだ。
メールの時間短縮術として一般的なのが
- 1）文字ソフト内の単語登録
- 2）定形テンプレートをメモ帳等からコピーし、メールにペースト
という2つのパターンである。
1）単語登録はメール以外でも利用できるため、Atok、グーグルの文字ソフトに、自分が良く使う単語やフレーズを登録して多少の時間短縮にはなる。
ただし2）の定形テンプレートについては通常の場合、いちいちメモ帳など別ソフトからテンプレートを引っ張りだして、コピーアンドペーストしていると時間がかかってしまう。
もっとテンプレートを簡便に利用したメールの時間短縮方法があるはずだ。
メール入力時間短縮は断然Thunderbird
メールの用途に合わせて予め用意したテンプレートから、一発でメールを作成できるメールソフトがある。
ウェブブラウザ「ファイヤーフォックス」を運営するMozilla（モジラ）社が開発したメールソフト“Thunderbird（サンダーバード）”である。
サンダーバードの費用は無料で、社内メールアカウント、Gメール、ヤフーメールのアカウントがそのまま利用できる。
またマイクロソフトのアウトルックやマックのMailなど各種OSソフトに対応しているため、メールソフトからデータがスムーズに移行可能であり汎用性が高い。
サンダーバードの利用時に重宝する機能が「quicktext（クイックテキスト）」である。
クイックテキストはソフトのツールボックス内にあるアドオンに入り、拡張機能ページで「quicktext」と入力するとダウンロードが可能になる。
「ツール」→「アドオン」→「拡張機能」→「“quicktext”と入力」→「指示に従ってダウンロードするだけ」で機能が利用できるようになる。
クイックテキスト内では利用する複数メールアカウントに合わせてグループを作り、テンプレートを作ることが可能だ。
メール作成時には灰色のボックスに自動表示されるクイックテキストから、テンプレートの題名を選択してクリックするだけで、一発でテンプレートが表示される。
この機能を使うことで、業務処理メール作成にかかる時間はかなり削減でき、業務処理の効率化があがる。
短縮した時間で本来必要なことに時間を利用
筆者もサンダーバードのクイックテキスト機能を利用し始めてから、体感でメール処理に係る時間を50％削減できた感がある。
この機能を利用することは、メールテンプレートのコピーアンドペーストの煩わしさから私達を開放してくれる。
また、決まりきった言葉の入力に使わなくなった時間を、「お礼の言葉」「賞賛の言葉」「核心部分を相手の感情に沿いながらきちんと伝えること」に集中して利用できるなどメリットが大きい。
ぜひメールソフトにThunderbirdを利用してみることをお勧めする。