みなさんは職場でメモをとっていますか？
メモは仕事を効率的にこなす上でとても効果的です。
ですがそれは「正しくメモを取れている場合」になります。
もちろんメモは大切ですが何も考えずに取るメモは、むしろ時間を無駄にするだけで逆効果になってしまいます。
本記事でメモを取る意味や効果的なメモの取り方を知り、効率的な仕事に繋げていきましょう。
メモを取ること自体が目的になってはいけない
メモを取る上でやってはいけないのがメモを取ること自体が目的になってしまうことです。
学生時代に「やたらキレイなノートをとっているけれどテストの点数は低い」という方がいませんでしたか？
これは「記録をすること自体が目的になってしまっていて、肝心の理解に繋がっていない」というケースです。
本来メモは理解を助けるための「手段」になります。
日本では目的もなく行われる無駄な会議がよく起こりますが、意味もなく取るメモはまさにアレと同じです。
はっきり言ってしまえば、もしメモがなくても理解できるのであればメモは不要です。
何も考えずに言われたこと全てを記録するメモは意味がないので、そのようなメモの取り方をしてしまっている方は今一度、手段と目的を考え直してみましょう。
メモを取ることを強要された場合の対処法
世の中にはメモを取らなくても理解ができる頭がいい人がいます。
当然そういった方にとっては本来メモはないのですが、それでも「メモを取れ」という上司はいるものです。
「俺の言っていることをメモを取らんとは何事だ！」
というわけですね。
このようなケースの対処法は1つです。
メモを取りましょう。
「え、そのメモ意味なくない？」と思うかもしれません。
確かに理解をする上では不要ですが、この場合のメモには「相手を喜ばせる」という意味で意義のあるメモになります。
「メモを取らなくても理解できるので」と相手を説得するよりも、素直にメモをとった方が楽です。
基本的に他人を変えることは難しいので、この場合には「このメモには相手を喜ばせる」というメリットを自分に言い聞かせて、少し不満でもメモをとっておいた方が楽になります。
メモをとった方がいいケース
不要なメモは必要ありませんが、以下のようなケースでは積極的にメモを取ることをオススメします。
新しい仕事を覚える場合
初めてやる仕事はなるべくメモをとった方がいいです。
なぜなら初めてやる仕事はやること全てが新しい情報になります。
このような場合には一言一句メモを取るくらいでもいいかと思います。
いくら記憶力に自信があっても人間忘れてしまうことは必ず起こり得るので、少し遅くなってしまったとしても極力メモはしておいた方が良いでしょう。
相手に気に入られたい場合
メモを取る行為は相手に少なからず好印象を与えます。
実際自分が話した内容をきっちりメモをとっている姿を見て嫌な気持ちになる人はそれほど多くないかと思います。
特に自己顕示欲が高いような方は、自分の言っていることを受け入れられると嬉しかったりするものなので、もし関係性を深めたいという場合にはやりすぎない程度にメモを取るのもありでしょう。
ただし一言一句全てメモを取ると「容量が悪い子なのか？」と疑われてしまうこともあるので、程々がいいと思います。
メモを取るコツ
最近ではメモを紙ではなく、パソコンを使って取るケースも増えています。
もしメモを取る際にパソコンが使えるのであれば、メモの補助をするツールを使うと良いでしょう。
例えばgoogleドキュメントには音声入力機能がついており、これを使うと話した音声を自動で文字にすることができます。
要点だけは自分でメモをして、内容の記録自体は文字起こしで済ませてしまうと楽です。
またMicrosoftが出しているデジタルノートアプリのOnenoteには音声の入力機能があります。
これを使いながらメモを取ると、メモをした時間帯での音声を聴くことも可能です。
このようツールも使い合わせることで、より効率的なメモを取ることができるようになるはずです。
メモに依存しないことを心がけよう
今回はメモについてお話ししました。
冒頭でもお伝えした通り、メモはあくまで手段であって目的ではありません。
メモに頼りすぎると「あとでメモを見返せばいいや」といったように。その瞬間でに集中力が落ちてしまうことも考えられます。
なるべくメモに依存せずに理解をすることをオススメします。
今回の記事が参考になれば幸いです。