インターネットで注文した商品やサービスについて、領収書が発行されないケースは多々あります。このような場合に、「予約完了メール」「注文確認メール」といったものを、領収書代わりに利用することはできるのでしょうか？キーワードは“領収書が客観性を持つ証拠書類”と認められる要件です。以下、解説いたします。
予約完了メールは領収書の代替活用ができる？
領収書は、ある期間において、仕事に関連する費用を収益から差し引くために必要な証拠資料です。
ちょうど確定申告の準備期間ですから、皆さんもせっせと領収書の収集整理作業に勤しまれていることでしょう。
さて、昨今では、インターネット経由で領収書をもらう（印刷発行の場合も）ケースも増えていますよね。
ところが会社によっては、領収書をチケットや商品と同封したり、そもそもインターネットモールが領収書発行をしており、しかも決められた期限以外は領収書を発行してくれない、というケースがあります。
もしも、領収書を無くしてしまったり、期限外で発行できなかった場合、「予約完了メール」を領収書代わりに使うことは可能でしょうか？
客観的な５つの項目を満たせば代替活用が可能
結論から言うと、一定の要件が揃っている場合は、予約完了メールを領収書代わりに利用することが可能です。
領収書が費用支出について客観性を持つ証拠書類と認められるためには、
- １）宛名（自社名）
- ２）日付
- ３）金額
- ４）領収書の発行者
- ５）但し書き（費用支出の目的・用途）
最低限、これら5つの項目が他者によって記載されたものであることが必要です。
逆を言えば、たとえ予約完了メールという形式であろうとも、費用支出を客観的に認められる上記の項目が整っていれば、これを活用することが可能なのです。
予約完了メールはあくまで「領収書の代替策」
特に、昨今では、ネットで出張チケットや会社の備品など、1点あたりの単価が数万円〜数十万円の高い商品を購入し、これの領収書が無いために、てんやわんやするというケースが増えています。
もちろん、一番賢明な策は、購入時に領収書が発行されるか否かを確認し、必ず手元に領収書が届くよう手配することです。
予約完了メールの中には、領収書に通常記載される内容が抜け落ちているものもあるため、あくまでもこの方法は、代替策として活用するに留めるべきでしょう。
