大事な書類に押す印鑑がシャチハタだとダメなのはなぜか?

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 役所に提出する書類や契約書などでシャチハタを使おうとすると、「シャチハタではダメ!」と言われる場面がよくあります。なぜ大事な書類への押印をする時は、シャチハタの使用が好ましくないのか?意外と知らないその理由をご説明します。

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シャチハタの正式名称を皆さんご存じですか?

 俗に「シャチハタ」と呼ばれる印鑑、よく仕事の現場では重宝されますよね。

 実は、シャチハタと言うのは、印鑑メーカーの会社の名前であって、シャチハタの正式な名称は、「インク浸透印」と言います。

 ちなみに、シャチハタ株式会社は名古屋に本社のある会社で、こちらが作っているインク浸透印は、「Xスタンパー」と言うのが正式な商品名です。

 このように会社名が商品の通称となているモノって結構あるんですよ~。(ホッチキスとかルンバとかもそうですよね)

 このシャチハタの仕組みなのですが、ハンコの面がゴムで出来ていて、そこに中からインクが浸みだしていくという構造になっています。

 ですから朱肉を使わなくても、浸みだしたインクによってポンポンとハンコを押すことが出来るようになっているんです。

 ところが、役所に提出する書類や契約書などでシャチハタを使おうとすると、「シャチハタではダメ!」と言われる場面がよくあります。

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シャチハタの利用がNGである3つの理由とは

 それでは、なぜシャチハタではダメなのでしょうか?

 大きく分けると3つの理由があると言われています。

理由1:ハンコのカタチが変わってしまう!

 先ほども書いたように、シャチハタには「ゴムにインクが浸みだす」という特徴を持っています。

 つまりハンコ面がゴムでできているため、非常に柔らかい素材でできているのです。

 見た目には殆ど分からないかもしれませんが、実際に押していくと、少しづつハンコのカタチが変わってしまうんです。

 軽くポンと押す時と、思いっきりギュッと押す時の違いもありますし、古くなっていけばゴムも欠けてきます。

 ですから何年も保存しておく必要のある書類には、形が変わりやすいシャチハタは不向きなんです。

理由2:インクが消えてしまう!

 シャチハタに使われているインクは、ゴムでも浸みだすように、浸透性が高いものが使われています。

 浸透性が高いというコトは

浸透性が高い=インクの粒子が細かい=消えやすい

 という性質を持っているのだそうです。

 1~2年程度は大丈夫でしょうが、何年も経ってけば、どんどん印影は薄くなっていきます。

 公的な文書は数年、ヘタしたら何十年も保管しておかなければなりませんので、消えやすい印鑑では困るのです。

理由3:誰でも手に入れることが出来る!

 基本的にシャチハタ印は、どこに行っても手に入れることが出来ます。

 100円ショップなどでも手に入れることが出来ますよね。

 シャチハタで無くても認印であれば100円ショップなどで手に入りますが、基本的にこういった印鑑は規格が一緒なので、同じものがいっぱい世の中に出回っています。

 悪意の第三者が、偽造書類を作ろうと思えば作れちゃうわけです。

 このような理由によって、出来れば印鑑は、人によって異なるモノが望ましいので、どこでも手に入るシャチハタは敬遠されるのです。

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公的な書類や契約書でシャチハタは避けよう

 上記にあげた3つの理由から、

  • ▼ 税務署や役所に出す申告書、申請書、届出書などの公的な書類
  • ▼ 不動産契約書、借入契約書などの契約関係書類
  • ▼ 議事録など保管が必要な書類

 というような「長期間保管を要する書類」や「本人確認の必要がある書類」については、シャチハタを利用してはなりません。

 必ず、朱肉を使って押す印鑑を使うようにしてください。

 もちろん、シャチハタでは印鑑登録(印鑑証明書)することは出来ませんし、銀行印として使うこともできません。

 逆にシャチハタが出番となる場面としては、

  • ▼ 宅急便などの荷物の受け取りサインの代わり
  • ▼ 回覧板などのサインの代わり
  • ▼ 書類を確認したよというサインの代わり

 といったところでしょうか。

 便利で使い勝手が良いシャチハタですが、実際にはビジネスの大事な場面で使うことは避けた方が良いです。

 認印を持ち歩くのであれば、朱肉を使うモノを持ち歩く方がベターです。

 余談までに、領収書のハンコにシャチハタを使うお店があります。

 そもそも領収書にハンコを押す義務はないので、法律的には問題ないのですが、領収書は数年間保管する必要がある書類ですので、あまり向いていません。

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鈴木 一彦

鈴木一彦 プロフィール

◆保有資格

税理士、行政書士

◆モットー

「走る税理士」 それが私の別名です!

趣味はマラソンとトレイルランニング。
時間を見つけては、海に山に走りに出かけています!
今の目標は「日本百名山をトレイルランで走破」すること。
壁は高ければ高い方が挑み甲斐があるというものです。

私は生まれも育ちも小田原です。
愛着と思い入れのあるこの地で事務所を構えております。
神奈川県西地域が魅力ある場所になるためにチカラを注いでいます!

私は税理士や弁護士などの「先生商売」と呼ばれるお堅いイメージを無くすことをモットーとしています。

我々のような専門家は、もっとみなさまにとって身近な存在であるべきなのです。
困った時、助けてほしい時に気軽に何でも相談できるような、そんな存在になりたいのです。

一人で悩んでいても、なかなか答えが出てくるものではありません。

まずはお気軽にお問い合わせください!

◆経歴

昭和50年7月 神奈川県小田原市生まれ

平成6年3月 神奈川県立小田原高校卒業

平成10年3月 法政大学経営学部経営学科卒業、神奈川県秦野市の税理士事務所で勤務
(法人税申告300件、個人確定申告800件、相続税申告20件以上を担当)

平成23年12月 第61回税理士試験合格(簿記論、財務諸表論、法人税法、消費税法、相続税法)

平成24年3月 東京地方税理士会平塚支部にて税理士登録

平成26年3月 税理士法人を退社し、神奈川県小田原市にて鈴木一彦税理士事務所を開業

平成26年7月 経済産業大臣により経営革新等認定支援機関に登録される

平成26年8月 行政書士として登録(神奈川行政書士会小田原支部)

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