オフィス空間を上手に活用するために、有用な1つの手段が社員が自分だけの机を持たずに、出社したら空いている席に座り仕事をするオフィススタイルが「フリーアドレス」である。フリーアドレスを利用する際のメリットとデメリットを比較してみよう。導入を検討する際は、仕事がスムーズで効率的になるかどうかも重視する必要がある。
フリーアドレスを利用しオフィスを有効活用
社員が増えるたびに購入する個別デスクやチェア。社員からはもっと広いスペースが欲しいという声もあるけれど…という会社は多いのではないだろうか。
業績や利益が上がり、従業員を増やす好循環にも関わらず、ハード面であるオフィス環境が伴わないことはよくあることだ。
そこでオフィス空間を上手に活用するために、有用な1つの手段が「フリーアドレス」である。
フリーアドレスとは、社員が自分だけの机を持たずに、出社したら空いている席に座り仕事をするオフィススタイルだ。
机と椅子が用意されたカフェスタイルの部屋で、社員は携帯電話や無線IP電話、無線LAN、ノートパソコンを持って、空いている机で仕事をする。
言葉の響きから、インターネット関連会社だけのものじゃないの？と思うかもしれないが、導入している企業の業種は幅広くなっており、実際にメリットも多く存在する。
フリーアドレス利用のメリットとデメリット
フリーアドレスの発祥は、1980年代後半に清水建設の研究所がオープンオフィスという名前で取り入れたことに端を発し、現在では日本IBM、NTTドコモ、コクヨなど名だたる企業が導入している。
それではフリーアドレスを利用するメリットデメリットを、それぞれまとめてみよう。
フリーアドレス利用のメリット
1)省スペース
誰でもどこでも座れるようになるため、机から書類や個人の荷物などを置くスペースをなくし、専用キャビネットを用意することで、圧倒的な省スペースが可能となる。出張や外出する従業員が多い会社の場合、特に有効性が高い。
2)紙、荷物をなくす
見ないけれど何となく置いているという紙類や荷物は多い。フリーアドレスを導入することで、従業員一人一人が荷物を減らす努力が可能になる。
3)仕事の効率化
従業員が紙の書類を減らす努力をし始めると、各種データ類の電子化が急速に進む。それに伴い、電子データ化された資料を情報共有するスピードや効率化が図れる。
4)コミュニケーション度のアップ
隣に座った違う部署の人が話す内容や電話の内容を耳にすると、どんな仕事をしているか把握できるため、社員ひとりひとりに仕事の俯瞰性が生まれる。また、顔だけしか知らなかった違う部署の人間とコミュニケーションが取れるようになる。わざわざ会議室に行かなくても、簡単な打ち合わせは座席で行う習慣も培えるため、コミュニケーションも密になる。
フリーアドレス利用のデメリット
1)導入当初の不安感
自分の席がないことの不安感や荷物がそばにないことの不安感を、導入当初は社員がどうしても感じやすい。
2)部下を探し回る上司
大きな会社の場合、今すぐ話したいのにどこに部下がいるかわからない、という状況が発生する。
導入時はコストだけでなく現場の効率も検討
コクヨでは2010年にフリーアドレスを採用し、役員の座席までフリーアドレスとなっている。一般社員は緊張するかもしれないが、会社の風通しがぐっと良くなっているという。
筆者もフリーアドレスが導入された企業で勤務経験がある。
誰の隣に座ると仕事がやりやすいかなどで、実のところはある程度座席は決まってくる。
しかし導入当初の不安感はすぐに払拭され、持ち運ぶ荷物はボールペン1本と会社携帯のIP電話ぐらいで、会議や打ち合わせが身軽だった記憶がある。
フリーアドレスの導入を検討する際は、コスト面ばかりを見るだけではなく、仕事がスムーズで効率的になるかどうかも重視しよう。
会社の風を一気に変える画期的なシステムのため、導入する際は役員だけではなく、一般社員の声をぜひ取り入れることも忘れないようにしたい。