多くの会社では社員が出張に行く際、その都度経費の仮払いをして、後日実費を精算する形が取られています。しかし、この方法は事務の手間がかかり、出張に行った社員に無駄な作業も発生させます。おまけに支払いは給与として納税の対象となります。これを解消する手段として有効なのが、出張旅費規程を作成して日当を支払う規定を作ることです。
出張の経費を都度仮払いするのは面倒くさい
貴方の会社は社員が出張に行く際、その都度仮払いをして後日実費精算をしていらっしゃいませんか？
しかし、出張の多い営業社員を抱えている等する場合、この方法だと事務の手間が相当かかる上に、日当を経費として計上することができません。
ならば、出張旅費規程を作成することにより、実費精算の手間から開放され、さらに日当も経費とすることによって、業務の効率化と節約を検討されることをお勧めします。
詳細をご説明しましょう。
出張旅費規程を作成して節税と効率化を両立
出張では、公共交通機関等の旅費と宿泊費など、何かと経費がかかるものです。
実費精算を採用している場合は、社員が出張から帰った際に、領収書とともに経費精算書などを提出して、給与と一緒に振り込んでもらうという流れが一般的です。
とはいえ、ただでさえ出張に労力を注いできたのに、帰ってきてから事務作業に追われるのでは、社員もうんざりしており、「無駄な作業だ」と感じているはずです。
実費精算の場合、実費の他に出張手当等を支給した場合、この手当は給与として扱われます。
従って出張手当が源泉所得税の対象となってしまい、せっかく支給した手当が目減りしてしまいます。
そこでお勧めなのが、「出張旅費規程」をあらかじめ作成し、決められた金額を払うようにルール化することです。
この手続を踏んだ上で支給された旅費は、実費精算が不要となり、日当も経費として計上することができるのです。
つまり、日当を支給することは、会社の法人税や消費税、社会保険料の節約、そしてスタッフの給与に対しても所得税の節約を行ってあげることができます。
必要な経費の支払いにより、納税対策と業務の効率化を図れるわけです。
出張旅費規程を作る際に気をつけるべきこと
ただし、出張旅費規程を作成したからといって、出張に関連する費用を何でも経費に算入することはできません。
あくまでも、「旅費として常識的な金額」の費用に限られますので、あまりに高額な設定はできません。
金額は、役員、管理職、一般職などのポジション別、かつ、出張先の距離別に規定しておくと良いでしょう。
ひな形はインターネット上からいくらでも無料で入手することができますので、まずは自分で作成してみて顧問税理士さんにチェックしてもらうと良いでしょう。