コンサルティングや調査業務など、通常の報酬のほかに交通費や通信費など業務に要した経費を、クライアントに請求することがありますが、会社によってそれぞれ、実費精算と報酬一体型で判断がわかれるところです。
実費精算と報酬一体型の交通費請求はどちらがオトクなのでしょうか？
答えはケースバイケースですが、具体的な状況を見てみましょう。
どんな方法でクライアントへの交通費請求をしてますか？
コンサルティングや調査業務など、通常の報酬のほかに交通費や通信費など業務に要した経費を、クライアントに請求するのはよくあることですよね。
請求の方法も、それぞれの会社によってマチマチです。
たとえば、
- 実費精算
- 報酬に含めて請求
といった具合です。
ただし、これら請求の仕方によって、経理処理や税金の取り扱いに違いが出てきますので、この点は注意が必要になります。
交通費請求〜実費精算と報酬一体型で経費処理はどう変わる？
実費精算の場合
交通費などを支出した際には、「立替金の支払」として処理をし、先方から入金があった時に「立替金の入金」とします。
実費精算ですので、たとえば交通費が1万円かかったとすれば、1万円を先方に請求します。
もし、この1万円に手数料名目の利益を上乗せしたり、外税でさらに消費税を加算したりすれば実費精算ではなくなりますので、全額売上処理になります。
報酬に含めて請求する報酬一体型の場合
先方に請求する報酬に、実費分を加算する形ですので、請求全額を売上とします。支払時には経費（原価）として処理をします。
実費精算と報酬一体型の交通費請求はどちらがオトク？
立替金処理では損益項目は無関係ですし、報酬に含める場合でも、基本的に売上計上額＝経費計上額ですので、直感的には利益に対する影響は出ないことになるのですが、実は消費税の計算方法や結果次第では差額が出てきます。
もし、消費税の簡易課税制度を選択している場合、簡易課税は売上高から消費税の納税額を計算する方法ですので、売上計上額が大きくなれば納税額も大きくなります。
当然、立替金処理より売上高処理のほうが納税額は多くなり、一方多くなった分は経費として扱うため、その分利益額は少なくなります。
原則的な計算方法の場合では、売上高に含める処理のほうが課税売上割合が大きく計算されます。
課税売上割合が大きくなると、消費税の納税額が低くなる可能税があります。納税額が低くなれば、経費計上が少なくなり利益額が多くなります。
この場合、交通費は報酬に含めて請求するほうがオトクになる可能性が高いということです。
弁護士や税理士など源泉徴収の対象となる相手への交通費支払は注意が必要
また、報酬を支払う相手先が弁護士や税理士など、源泉徴収の対象となる場合には注意が必要です。
- ・弁護士等に支払う金銭等であっても、支払者が国等に対し登記、申請をするため本来納付すべきものとされる登録免許税、手数料等に充てるものとして支払われたことが明らかな場合
- ・通常必要な範囲内の交通費、宿泊費等を支払者が直接、交通機関やホテル等に支払う場合
少し分かりづらいですが、これらには登録免許税などを除いて、報酬の“受取側”＝弁護士等が立て替えて支払った交通費や通信費が含まれていません。
例えば、報酬10万円に実費精算1万円＝11万円の請求があった場合、源泉税は報酬10万円に対してではなく実費を含んだ11万円を基礎に計算しなくてはならないということです。
クライアントに請求する交通費は、経費処理で迷いが生じやすい部分ですので、上記の情報をぜひ参考にしてください。