資料作りが上手な人には、共通する思考法やテクニックがあります。ただ情報を詰め込むのではなく、相手に「伝わる」構成を意識しているのが特徴です。論理的な流れや視覚的な工夫を加えることで、理解しやすい資料を作成します。逆に、冗長な内容や整理されていない構成では、相手に伝わらず評価を下げる要因に。ここでは、資料作りの上手な人が持つ特徴を詳しく解説し、あなたのスキル向上につながるポイントを紹介します。
資料作りが上手い人の特徴7選
資料作りが得意な人には、共通するポイントがあります。ただ見栄えを整えるだけでなく、情報の整理や伝え方に工夫を凝らしているのが特徴です。
「分かりやすく、伝わりやすい」 を最優先し、シンプルながら説得力のある構成を意識しています。さらに、デザインやレイアウトの使い方にもこだわり、視覚的に理解しやすい資料を作成します。
ここでは、資料作りが上手な人に共通する7つの特徴を紹介し、実践に役立つヒントを解説します。
1. 目的とターゲットを明確にしている
資料作りが上手い人は、最初に 「何のために、誰に向けて作るのか」 を明確にします。目的が曖昧なまま作成を進めると、情報が散乱し、伝わりにくい資料になってしまいます。
例えば、上司への報告資料とクライアント向けの提案資料では、求められる情報や伝え方が異なります。ターゲットの知識レベルや関心に合わせて内容を調整することで、より効果的な資料が完成します。
また、伝えるべきポイントを整理し、余計な情報を削ぎ落とすことで、シンプルかつ説得力のある資料を作成できます。目的とターゲットを意識することが、分かりやすい資料作りの第一歩です。
2. 情報の整理が的確で論理的に構成されている
資料作りが上手い人は、情報を適切に整理し、論理的な流れを意識しています。 ただデータや文章を並べるだけでは、相手に伝わりにくくなります。
まず、伝えたい内容を要素ごとに分解し、重要度に応じて並べることが大切です。導入から結論に至るまでの流れを明確にすることで、読み手がスムーズに理解できる資料になります。
また、「結論 → 理由 → 具体例」の構成を意識すると、説得力が増します。 たとえば、売上向上策を提案する場合、先に結論を示し、その後に根拠となるデータや事例を提示することで、納得感が生まれます。
情報の整理が不十分だと、資料の意図がぼやけてしまいます。伝えたいメッセージを明確にし、論理的に構成することが、分かりやすい資料作りの鍵です。
3. デザインやフォントの統一感がある
資料作りが上手い人は、デザインやフォントの統一感を大切にしています。 バラバラなフォントや色使いは、読み手に違和感を与え、内容の理解を妨げる要因になります。
たとえば、見出しのフォントは太字にし、本文は統一された書体を使用すると、視認性が向上します。さらに、色の使い方も重要です。 強調したい部分にはアクセントカラーを活用し、それ以外はシンプルな配色にすることで、情報が整理された印象を与えられます。
また、余白や行間を適切に設定すると、見やすさが格段に向上します。スライドや資料を作成する際は、「統一感があるか」を常に意識し、視覚的にもわかりやすい構成を心がけましょう。
4. 必要なデータや根拠を適切に盛り込んでいる
資料作りが上手い人は、主観ではなく客観的なデータや根拠を活用し、説得力を高めています。 具体的な数値や実績を示すことで、相手に納得感を与え、信頼性のある資料になります。
例えば、「売上が伸びています」と伝えるよりも、「前年比20％増加し、月間売上が500万円を超えました」と示す方が、はるかに説得力が増します。データの見せ方も工夫が必要です。 文章だけで伝えるのではなく、グラフや表を活用すると、直感的に理解しやすくなります。
ただし、情報を詰め込みすぎると、かえって伝わりにくくなります。必要なデータを厳選し、簡潔にまとめることで、わかりやすく効果的な資料を作成できるでしょう。
5. シンプルな言葉で伝え、余計な情報を削ぎ落としている
資料作りが上手い人は、「シンプルで分かりやすい表現」 を心がけています。専門用語や難しい言い回しを多用すると、相手に伝わりにくくなり、理解を妨げてしまいます。
例えば、「本件に関しましては、当方におきましても慎重に検討を進めており…」よりも、「この件について、社内で検討中です」と簡潔に伝える方が、明確で伝わりやすくなります。長文を短くするだけでなく、不要な情報を削ぎ落とすことも重要です。
また、1スライドに詰め込みすぎると、情報が埋もれてしまいます。要点を絞り、「結論→理由→具体例」の流れで伝えることで、簡潔ながら説得力のある資料が作成できます。
6. 視覚的にわかりやすいグラフや図を活用している
資料作りが上手い人は、視覚的な要素を効果的に活用し、直感的に伝わる資料を作成しています。 文章だけでは理解に時間がかかる情報も、グラフや図を使うことで一目で伝えられます。
例えば、売上の推移を説明する場合、「売上は昨年より20％増加しました」と文字で書くだけでは伝わりにくいですが、折れ線グラフを加えることで、成長の傾向が視覚的に理解しやすくなります。
ただし、装飾の多いデザインは逆効果になることもあります。シンプルな棒グラフや円グラフを適切に使い、「何を伝えたいのか」 を意識したデザインにすることが重要です。視覚情報を活用することで、より伝わる資料を作ることができます。
7. 相手の目線でわかりやすさを最優先している
資料作りが上手い人は、常に「相手にとって分かりやすいか？」を基準に考えています。 自分が伝えたいことではなく、相手が知りたいことを軸に構成するのがポイントです。
例えば、専門知識の少ない人向けの資料で難解な専門用語を多用すると、理解が追いつかなくなります。伝えたい情報を相手のレベルに合わせて調整することで、伝わりやすい資料になります。
また、結論を先に示し、その後に理由や具体例を加えると、スムーズに理解しやすくなります。相手がストレスなく読める資料を作成することで、説得力が増し、より効果的に伝えられるのです。
すぐに使える！資料作成のコツと改善法
「見やすく、伝わりやすい資料を作りたい」と思っても、具体的にどう改善すればよいのか分からないこともあります。資料作りのスキルは、ちょっとした工夫で大きく向上します。
「シンプルにまとめる」「視覚的に整理する」「読み手の理解を優先する」 など、意識するだけで劇的に変わるポイントがあるのです。
ここでは、誰でもすぐに実践できる資料作成のコツと、今すぐ取り入れられる改善法を紹介します。効果的なテクニックを身につけ、伝わる資料を作りましょう。
伝えたいことを一言でまとめる練習をする
資料作りで最も重要なのは、「伝えたいことを一言で言えるか」 です。結論が曖昧なまま作成を始めると、情報が散らばり、分かりにくい資料になってしまいます。
例えば、プレゼンで「何を伝えたいのか」を考えずに話し始めると、結局何が重要なのか伝わりません。まずは一言でまとめる練習をしましょう。 「この資料の目的は？」と自問し、シンプルな言葉で表現するのがポイントです。
文章を短くすることで、相手にダイレクトに伝わります。伝えたい内容を一言で言い表せるようになれば、資料全体の構成もスッキリ整理できるようになります。
スライドやページの枚数を減らす工夫をする
資料作りが上手い人は、できるだけコンパクトにまとめることを意識しています。 伝えたい情報が多いと、ついスライドやページを増やしてしまいがちですが、長すぎる資料は最後まで読まれません。
重要なのは、「本当に必要な情報だけを残す」 ことです。例えば、同じ内容を繰り返していないか、1枚のスライドにまとめられないかを見直すだけで、不要なページを削減できます。
また、1ページに情報を詰め込みすぎるのも逆効果です。シンプルなレイアウトを心がけ、要点を的確に伝えることで、スライドやページを減らしながら、分かりやすい資料を作ることができます。
シンプルなテンプレートを活用する
資料作りの効率を上げるために、シンプルなテンプレートを活用することが重要です。 白紙から作成すると、レイアウトやフォント選びに時間がかかり、本来の内容に集中できなくなります。
統一感のあるデザインを維持するためにも、無駄な装飾が少なく、視認性の高いテンプレートを選ぶ ことがポイントです。見出しや本文のフォント、カラーが統一されたテンプレートを使うだけで、プロのような仕上がりになります。
また、テンプレートをカスタマイズし、自分のスタイルに合ったものをストックしておくと、毎回ゼロから作り直す手間が省けます。シンプルなテンプレートを活用することで、伝わりやすく、洗練された資料を効率的に作成できるのです。
伝わりやすい配色・フォントを選ぶ
資料作りでは、配色やフォントの選び方が読みやすさを左右します。 どれだけ内容が優れていても、視認性が悪いと相手に伝わりにくくなります。
まず、配色は「ベース・アクセント・強調」の3色を基本にする のが効果的です。背景は白や淡い色、本文は黒やグレー、重要な部分には目を引くアクセントカラーを使うと、メリハリが生まれます。
フォントも統一感が重要です。見出しには太めのフォントを使い、本文はシンプルなものを選ぶと可読性が向上します。過度な装飾や極端に小さい文字は避け、シンプルで洗練されたデザインを心がけましょう。 こうした工夫で、視覚的に伝わりやすい資料を作ることができます。
事前に第三者へ確認してもらいフィードバックを得る
資料作りが上手い人は、完成前に第三者の意見を取り入れることで、内容をより洗練させています。 自分では完璧だと思っていても、他人の視点を通すと改善点が見えてくるものです。
特に、読み手の立場に近い人に確認してもらうと、「分かりにくい箇所」や「不要な情報」 を客観的に指摘してもらえます。こうしたフィードバックを取り入れることで、資料のクオリティが格段に向上します。
また、誤字脱字や論理の矛盾も第三者の目を通すことで発見しやすくなります。作成後すぐに提出するのではなく、一度フィードバックをもらう習慣をつけることで、より分かりやすく伝わる資料を作れるようになるでしょう。
資料作りのスキルを磨くためにできること
資料作りのスキルは、一朝一夕で身につくものではありません。しかし、意識的に学び、実践を重ねることで飛躍的に向上します。
優れた資料を分析し、自分の作成プロセスに取り入れるだけでも、クオリティが大きく変わります。また、デザインやプレゼンの基礎知識を学ぶことで、より見やすく伝わる資料を作れるようになります。
ここでは、資料作りのスキルを効率よく向上させるための具体的な方法を紹介します。日々の業務に取り入れながら、実践的にスキルアップを目指しましょう。
他人の優れた資料を分析・真似する
資料作りのスキルを効率よく向上させる方法の一つが、優れた資料を分析し、良い部分を取り入れること です。プロの作った資料には、分かりやすさや視認性を高める工夫が詰まっています。
まずは、自分の業界や職種で評価の高い資料を探し、「構成」「デザイン」「情報のまとめ方」 に注目してみましょう。なぜ分かりやすいのかを考えながら読み解くことで、すぐに応用できるスキルが身につきます。
ただ単に真似をするのではなく、自分の業務や目的に合う形でアレンジすることが大切 です。優れた資料を参考にしながら、少しずつ自分のスタイルを確立していきましょう。
定期的にプレゼンや資料作成の経験を積む
資料作りのスキルは、実際に作成し、プレゼンを繰り返すことで磨かれます。 どれだけ理論を学んでも、実践しなければ身につきません。
まずは、小さな会議やチーム内の報告資料から始めるのがおすすめです。場数を踏むことで、「どんな資料が伝わりやすいのか」 が自然と分かるようになります。
また、プレゼンのフィードバックを受けることで、資料の改善点が明確になります。定期的に作成と発表を繰り返しながら、少しずつブラッシュアップしていきましょう。経験を積むほど、スムーズで説得力のある資料が作れるようになります。
デザインツールやパワーポイントの機能を学ぶ
資料作りのクオリティを上げるには、デザインツールやパワーポイントの機能を効果的に活用することが重要です。 基本的な操作に慣れるだけで、見やすく洗練された資料を作成できるようになります。
たとえば、パワーポイントの「スライドマスター機能」 を使えば、フォントやデザインを統一でき、毎回の調整作業を大幅に削減できます。また、「スマートアート」や「アイコン機能」 を活用すれば、視覚的に分かりやすい資料が作れます。
さらに、CanvaやFigmaなどのデザインツールを使うと、よりスタイリッシュな資料を作成することも可能です。機能を学び、適切に取り入れることで、プロのような仕上がりの資料が簡単に作れるようになります。
「伝える力」を鍛えるための本やセミナーを活用する
資料作りのスキルを向上させるには、「伝える力」を鍛えることが欠かせません。 優れた資料を作る人は、情報を整理し、簡潔に伝える技術を身につけています。
そのためには、プレゼンやライティングに関する本を読むのがおすすめです。 たとえば、『伝え方が9割』や『シンプルに伝える技術』といった書籍は、分かりやすい表現のコツを学ぶのに最適です。
また、セミナーやオンライン講座を活用すると、実践的なスキルが身につきます。特に、プレゼンや資料作成のプロが教える講座では、即戦力となるノウハウ を学べるため、短期間でスキルアップできるでしょう。学びを積極的に取り入れ、実践を重ねることが、効果的な資料作りへの近道です。
まとめ：資料作りのスキルを磨いて仕事の成果を上げよう
資料作りのスキルは、仕事の成果を大きく左右します。分かりやすい資料は、相手の理解を助け、意思決定をスムーズにする重要な要素です。
シンプルな構成や視覚的な工夫を取り入れるだけで、伝わりやすさは格段に向上します。また、優れた資料を分析し、実践を重ねることで、スキルは確実に磨かれていきます。
「相手に伝わる資料」を意識しながら作成することで、仕事の評価も向上するでしょう。 今日からできる改善策を取り入れ、より効果的な資料作りを目指しましょう。
