【Suicaにチャージ⇒領収書ゲット】だけで経費はNG!正しい交通費の精算方法

日本人の4人に3人は持つ交通系ICカード

 交通系ICカードを利用できる場所がどんどん増えていますよね。

 駅ナカはもちろん、デパート、ガソリンスタンド、コンビニエンスストアから、カラオケまで…

 それもそのはず。ICカードの発行枚数は何と約9,000万枚に達しています。

節約社長

 つまり、日本の人口に対して約75%の人が保有している、4人に3人は保有している計算なのです。

 平成29年の段階では、これら利用できる鉄道駅が存在しているのは41都道府県で、地方ではまだまだ未整備のところも多いですが、これからどんどん普及していくことでしょう。

 そんな交通系ICカードですが、利用するときにはカードにお金を入れる(チャージ)処理が必要になります。

 駅にあるチャージ機やコンビニなどでチャージできますし、提携のクレジットカードなどからも自動でチャージするような設定にもできます。

 わざわざ切符を買う必要もないので本当に便利です。

Suica入金⇒領収書だけで経費計上はダメ

 さて、事業者の方でもICカードを使っている方が多いかと思いますが、みなさんは経費を計算する際にどのような処理をされているでしょうか?

 例えば5,000円をICカードにチャージした場合、5,000円のチャージの領収書をもらうことができます。

 この領収書から帳簿に「○月×日 現金で駅にてチャージ 旅費交通費 5,000円」というような処理をしていますか?

 仕訳にすると

○月×日  旅費交通費 5,000円 / 現金 5,000円

 という処理となります。

 もし、上記のような処理をしている方がいるとすれば気を付けて下さい。

 この処理方法は基本的には間違っています!

 基本的に、交通系ICカードにお金をチャージした際には、その支払いに対して何もサービスを受けていません。

 ただ、カードにお金を預け入れているだけなのです。

 もし、交通系ICカードを解約したとすれば、チャージしたお金は手許に返ってきます。

 従って、「チャージした=お金を預け入れた」という処理を経費として処理してはならないのです。

 この考え方は何も交通系ICカードに限ったお話ではありません。例えば楽天edyやnanacoなどの電子マネーにも同じことが言えます。

 これらICカードは、チャージしただけでは経費として処理することができないのです。

交通系ICカードにチャージしたお金の正しい精算方法

 それではどういう処理が原則的な方法なのでしょうか。

チャージした時

 交通系ICカードにチャージした時は、その交通機関を利用するための「権利」を買っているようなイメージです。

 商品券や切手などを買った時と同じようなイメージです。

 会計上は棚卸資産(貯蔵品)となりますので、

○月×日  貯蔵品 5,000円 / 現金 5,000円

 という処理になります。

実際に使用した時

 交通系ICカードを使って電車に乗ったとします。

 その区間の運賃が1,200円だったとすると、

○月××日  旅費交通費 1,200円 / 貯蔵品 1,200円

 という処理になります。

 あくまで経費を計上するタイミングはサービス(役務の提供)を受けたときです。

簡単にチャージした金額を精算処理するには?

 そうは言っても、いちいち使った時に経理処理するのは面倒くさい・・・(;´Д`)

 そのように思われる方も多いかと思います。確かに本来は先述の形で経費処理するのがベストです。

 ただ、日常の処理を少しでも簡便化するため、以下のような方法で処理するのが現実的ですよ!

チャージした時

 本来は貯蔵品という勘定で処理しますが、簡便的に、

○月×日 旅費交通費 5,000円 / 現金 5,000円

 として処理します。

実際に使用した時

(経理処理なし)

 本来はここで経理処理しますが期中での処理は省略します。

決算の時

 大切なのはココです。

 期中は処理していませんでしたが、決算では必ず振替処理を行います。

 決算の時点で、ICカードに残った未使用の残高をチェックします。

 例えば3,800円の残高が残っていたとすれば、この残高を貯蔵品に振り替えるという処理をします。

決算日(△月×日) 貯蔵品 3,800円 / 旅費交通費 3,800円

 この処理をすることによって、実際に使用した経費は「5,000円-3,800円=1,200円」ということが計算できます。

そして、残高の3,800円は翌年(翌期)に繰り越されて来年以降の経費として処理していくことになります。

 この方法のメリットは、使用するたびにいちいち処理しなくても良い、というところがポイントです。

簡単に精算処理するなら気をつけるべきこと

 上記の方法を採用する際には以下のポイントを注意してください。

交通費以外にはICカードを利用しないコト

 SUICAなど最近の交通系ICカードは乗車券以外にも使用することができます。

 例えばコンビニでお菓子を買ったり、本屋で書籍を買ったりすることも出来ます。

 色々なお買い物でICカードを利用してしまうと、交通費以外の支払も交通費にしてしまうことになります。

 これでは正しい会計処理ができません。

 この方法を採用するのであれば、交通系ICカードの利用使途は乗車券や交通費のみというルールを決めましょう。

明細を保管する

 駅のチャージ機などにはカードの利用明細を発見してくれるモノがあります。

 交通系ICカードの中には、ネット経由などで利用明細表をダウンロードすることができるものもあります。

 こういったサービスを利用して「いつどのように利用したか」ということが分かるようにしておきましょう。

 例えば、ひと月単位ごとに明細表を取得しておく、といったルールを決めておくと良いかと思います。

期末には残高を確認する

 決算期末には、必ずICカードの残高を確認してください。

 未使用分については、必ず「貯蔵品」として帳簿上に記録しておくようにしましょう。

 最終的に経費として処理するから同じだろうと思われるかもしれませんが、この処理をしておくことが税務署対策にも有効なのです。

 税務署の調査官も人ですから、「あ、こういう細かいところもちゃんと処理しているな」と思われれば心象も良くなります。

 残高を載せてもそれほど大きな金額にはならないかと思いますので、こういう細かいところの積み重ねを大事にしていきましょう。

 いかがだったでしょうか?何でもかんでも領収書があれば経費になると思ったら大間違いです。

 きちんと処理するように心がけましょう!

節税
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鈴木 一彦

鈴木一彦 プロフィール

◆保有資格

税理士、行政書士

◆モットー

「走る税理士」 それが私の別名です!

趣味はマラソンとトレイルランニング。
時間を見つけては、海に山に走りに出かけています!
今の目標は「日本百名山をトレイルランで走破」すること。
壁は高ければ高い方が挑み甲斐があるというものです。

私は生まれも育ちも小田原です。
愛着と思い入れのあるこの地で事務所を構えております。
神奈川県西地域が魅力ある場所になるためにチカラを注いでいます!

私は税理士や弁護士などの「先生商売」と呼ばれるお堅いイメージを無くすことをモットーとしています。

我々のような専門家は、もっとみなさまにとって身近な存在であるべきなのです。
困った時、助けてほしい時に気軽に何でも相談できるような、そんな存在になりたいのです。

一人で悩んでいても、なかなか答えが出てくるものではありません。

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◆経歴

昭和50年7月 神奈川県小田原市生まれ

平成6年3月 神奈川県立小田原高校卒業

平成10年3月 法政大学経営学部経営学科卒業、神奈川県秦野市の税理士事務所で勤務
(法人税申告300件、個人確定申告800件、相続税申告20件以上を担当)

平成23年12月 第61回税理士試験合格(簿記論、財務諸表論、法人税法、消費税法、相続税法)

平成24年3月 東京地方税理士会平塚支部にて税理士登録

平成26年3月 税理士法人を退社し、神奈川県小田原市にて鈴木一彦税理士事務所を開業

平成26年7月 経済産業大臣により経営革新等認定支援機関に登録される

平成26年8月 行政書士として登録(神奈川行政書士会小田原支部)

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